Sage Recouvrement : comment exclure facilement clients et factures de vos relances !

Introduction : mieux piloter ses relances grâce à SAGE

Bonjour à tous, ici Virginie de BLC ! Aujourd’hui, nous allons plonger dans une partie souvent méconnue mais pourtant essentielle du module de recouvrement des créances dans SAGE : la gestion des exclusions de relance.

Quand on parle de relance automatique, on pense souvent efficacité et gain de temps. Mais dans la pratique, certaines situations exigent plus de nuance. Il arrive, par exemple, que l’on ne souhaite pas relancer un client spécifique, ou encore que certaines factures soient en litige ou en attente de régularisation. Enfin, il peut aussi arriver qu’un client ait déjà formulé une promesse de règlement, rendant toute relance inutile — voire maladroite.

Heureusement, SAGE intègre des fonctions simples et puissantes pour gérer ces cas particuliers. Dans ce tutoriel, nous allons voir ensemble les trois possibilités d’exclusion que propose le module :

• Exclure un client complet du cycle de relance,
• Suspendre la relance de certaines écritures seulement,
• Et enfin, automatiser l’exclusion des factures ayant fait l’objet d’une promesse de paiement.

1. Exclure un client complet du processus de relance

Commençons par la première possibilité, la plus radicale : empêcher qu’un client soit relancé, quel que soit son niveau de relance ou les factures en attente.

Dans le module de relance SAGE, il suffit de sélectionner le client concerné puis de cliquer sur le bouton “Stop”. Cette action bloque instantanément toute relance le concernant. Même si le client a plusieurs écritures échues ou en attente, il ne fera plus partie des propositions de relance tant que ce statut est actif.

Le logiciel affiche alors un message explicite : « Ce client ne devrait pas être relancé », confirmant visuellement l’exclusion. Cette option est particulièrement utile lorsque vous traitez avec un client de confiance, déjà en contact direct avec vous, ou lorsque vous savez que la relance serait redondante.

Et si vous souhaitez le réintégrer dans le circuit des relances, il suffit simplement de cliquer sur le bouton “Démarrer”, qui rend la relance à nouveau active. Une manipulation simple, mais indispensable pour garder la maîtrise sur vos communications clients.

2. Exclure certaines écritures spécifiques

Dans bien des cas, on ne souhaite pas exclure un client entier, mais uniquement certaines factures. Il peut s’agir d’une ou deux écritures faisant l’objet d’un litige, d’une demande d’avoir, ou simplement d’un montant en cours de vérification. Dans ce cas, relancer le client pour ces éléments serait inapproprié, voire source d’incompréhension.

SAGE permet alors de stopper la relance au niveau de chaque écriture. En sélectionnant la facture concernée, le bouton “Stop” apparaît de nouveau. Un clic, et la relance est suspendue uniquement pour cette ligne.

Ce qui est intéressant, c’est que le client reste malgré tout relançable pour les autres factures. Autrement dit, la suspension est localisée et n’affecte pas le reste de son compte. Le logiciel signale clairement cette situation grâce à une petite croix visible : elle indique que la pièce n’est pas soumise à relance.

Ainsi, même si l’écriture est échue, elle n’apparaîtra pas dans les propositions automatiques de relance. Et bien entendu, comme pour les clients, il est toujours possible de réactiver la relance de cette facture à tout moment, en cliquant simplement sur “Démarrer”.

Cette souplesse permet d’ajuster finement votre stratégie de recouvrement et d’éviter les maladresses, sans perdre de vue la situation globale du client.

3. Exclure automatiquement les factures avec promesse de règlement

Le troisième cas d’exclusion concerne les promesses de règlement. Vous avez peut-être déjà eu un client qui vous appelle pour vous dire :

“Ne vous inquiétez pas, j’ai prévu de vous régler la semaine prochaine.”

Dans ce cas, inutile — et parfois contre-productif — de lui envoyer une relance entre-temps. SAGE vous permet d’éviter cela grâce à une option d’exclusion automatique.

Pour l’activer, il faut d’abord enregistrer la promesse sur la facture concernée. Par exemple, vous notez que sur une facture de 1 260 €, le client s’est engagé à régler à une date donnée. Ensuite, dans le menu Configurer → Options avancées, cochez l’option “Exclure des relances les écritures avec promesse à venir”.

À partir de là, toutes les factures comportant une promesse de règlement ne seront plus incluses dans les propositions de relance tant que la date prévue n’est pas atteinte. L’option s’applique automatiquement, ce qui évite toute erreur ou relance intempestive.

C’est une fonctionnalité particulièrement appréciée dans les services comptables où les volumes de relance sont importants : elle permet de respecter les engagements clients et de maintenir une relation commerciale de qualité, sans alourdir les échanges.

Conclusion : trois niveaux d’exclusion pour une gestion intelligente du recouvrement

La gestion des exclusions de relance dans SAGE Recouvrement est un levier précieux pour affiner votre communication client et professionnaliser votre gestion du poste client.

Grâce à ces trois approches — exclusion du client, exclusion d’écriture, et exclusion automatique des promesses —, vous pilotez vos relances avec précision, en tenant compte de la réalité du terrain. Cette flexibilité vous évite d’envoyer des relances inadaptées, renforce la confiance de vos clients, et optimise votre efficacité interne.

Avec quelques clics bien placés, vous gagnez en clarté, en crédibilité et en temps.