Voici quelques critères, qui vont vous permettre de choisir un logiciel de comptabilité en étant certain qu’il correspond à vos besoins.
Vous allez voir que cette notion de « besoin » est très importante.
En effet, il n’existe pas de bons ou mauvais logiciels de comptabilité.
Il y a simplement des logiciels adaptés et d’autres moins adaptés à ce que vous attendez.
La méthode que nous proposons est simple, il suffit de répondre à chaque question ci-dessous.
Toutes les réponses que vous allez apporter vont vous permettre de délimiter précisément ce que vous attendez d’un logiciel de comptabilité.
Une fois que les réponses seront mises bout à bout, vous aurez un cahier des charges qui vous aidera à choisir.
Il ne vous restera plus qu’à comparer les logiciels du marché, afin de trouver celui qui vous correspond le mieux.
1. De quelle fonctionnalité ai-je besoin dans mon logiciel de comptabilité?
(Il faudra adapter la liste en fonction de vos attentes)
- Comptabilité analytique
- Multi-devise
- Gestion budgétaire
- Lettrage des comptes (Manuel ou automatique)
- Relances des échéances client
- Rapprochement bancaire (Avec récupération des extraits de compte de votre banque)
- Déclaration de TVA
- Divers états (Bilan, compte de résultat etc.)
2. Est-ce qu’il doit communiquer avec les outils que j’ai en place?
- Logiciel de facturation (Pour le transfert des factures directement en comptabilité, sans ressaisie)
- Logiciel de paie (Pour le transfert de l’OD de paie en fin de mois)
- Logiciel de mon expert comptable (Si besoin)
3. Est-ce que j’ai besoin qu’il respecte certaines normes?
- DGFIP (3 exercices en ligne, comptabilité informatisée, etc.)
- Norme IFRS
4. Est-ce qu’il doit s’adapter à mon installation informatique?
Le but est de savoir si le logiciel est compatible avec mon parc informatique (Windows, mac, linux, etc.)
5. Est-ce que j’ai besoin d’y accéder sans être au bureau?
Ce point va être déterminant pour savoir si vous avez besoin d’un logiciel « online », qui est accessible depuis un navigateur internet et donc de partout.
Ou si vous avez plutôt une utilisation classique, avec un logiciel physique installé sur vos serveurs, ou vos ordinateurs.
6. Est-ce que j’ai besoin d’être accompagné au moment de sa mise en place?
Cela peut s’avérer très utile à plusieurs niveau:
- Procéder à l’installation
- Récupérer les données de l’ancien logiciel de comptabilité
- Former les utilisateurs sur le nouveau logiciel.
7. Est-ce que j’ai besoin que ce soit un logiciel « standard du marché »?
La réponse parait évidente, mais elle a toute son importance.
Si vous devez embaucher un salarié pour faire la comptabilité et que vous utilisez un logiciel standard, il y a de fortes chances qu’il sache déjà s’en servir sans formation.
- Soit parce qu’il l’utilisait dans un précédent poste
- Soit parce qu’il avait fait ses études sur ce logiciel
C’est le cas des logiciels Sage par exemple
8. Est-ce que nous allons avoir besoin d’y accéder à plusieurs personnes en même temps?
Cela vous permettra de savoir si vous avez besoin d’un logiciel avec un fonctionnement en réseau.
9. Si oui, est-ce que je vais avoir besoins de gérer des droits d’accès spécifiques par personne ?
Tous les logiciels ne permettent pas une gestion des accès en fonction des personnes.
(Par exemple, M.Dupond n’aura accès qu’aux achats, alors que Mme Durant n’aura accès qu’aux ventes, etc.)
10. Est-ce que je préfère privilégier l’ergonomie du logiciel, ou sa praticité?
Certains logiciels vont privilégier l’aspect visuel, afin que les personnes qui l’utilisent s’y sentent bien.
A l’inverse, d’autres logiciels, vont laisser de coté le coté visuel, pour préférer une utilisation rapide et pratique.
De plus en plus de logiciels font très bien les deux, mais il y a toujours une dominante.
Avec toutes ces réponses, vous venez de formaliser un cahier des charges qui va vous aider à bien choisir un logiciel de comptabilité.