Ça y est ! Vous avez décidé de changer de logiciel ou tout simplement, vous avez décidé d’acquérir votre premier logiciel de gestion pour structurer votre entreprise.
Comment être sur de choisir le bon logiciel pour votre entreprise ?
Vaste sujet… Par où commencer ? Qui contacter ? Comment être certain que vous allez faire le bon choix ?
Autant de questions que vous allez vous poser, sans peut-être jamais trouver de réponses.
Dans cet article, je vais vous donner quelques astuces pour structurer votre projet.
Exprimer les enjeux de votre projet
Attention à ne pas confondre enjeux et besoins (On verra ça dans le point juste après).
C’est le point le plus important, il peut paraitre évident mais peu de personnes connaissent réellement les enjeux de leur projet.
Un moyen simple est de vous poser ces quelques questions ?
- Qu’est-ce qui a déclenché ce projet ? Quel caillou j’ai dans ma chaussure ?
- Qu’est-ce que j’attends de la mise en place de ce nouveau logiciel ?
- Est-ce que je peux continuer sans changer ? Si oui, combien de temps ?
- Est-ce qu’il impacte toute l’entreprise, ou simplement une partie des équipes ?
En vous posant ces questions vous allez mettre le doigt sur les véritables enjeux de votre projet. Il peut y avoir un décalage entre ce que vous pensiez avant de vous poser ces questions et les véritables réponses que vous avez découvertes en creusant.
Finalement en faisant ça, vous venez de formaliser un objectif global à atteindre.
Exprimer les besoins que vous avez
Pour choisir un bon logiciel pour votre entreprise nous venons de voir que le point d’entrée était de découvrir vos enjeux.
Une fois que vous avez fait ça, il va falloir que vous exprimiez les besoins concrets que vous avez.
Mais quelle est la différence entre besoins et enjeux ?
J’ai besoin d’un doliprane, cela met en jeu le fait de ne plus avoir mal au crâne.
J’ai besoin d’un outil qui me permet de gérer mes relances commerciales, cela met en jeu l’efficacité de ma force commerciale et donc ma faculté à développer mon entreprise.
Pour délimiter précisément les besoins que vous avez, le plus simple est de partir des enjeux que vous avez listés grâce au point numéro 1 et de dérouler les étapes qui vous permettront de les atteindre.
Mise en situation:
L’enjeu de ce projet est la survie de mon entreprise, si je ne rentre pas plus de business je vais mettre la clé sous la porte.
- Pour ne pas mettre la clé sous la porte, il faut que mes commerciaux vendent plus
- Pour que mes commerciaux vendent plus, j’ai besoin qu’ils n’oublient plus leurs relances
- Pour qu’ils n’oublient plus leurs relances, j’ai besoin qu’ils aient des rappels chaque matin des appels à passer
Hop ! Premier besoin concret : J’ai besoin que mes commerciaux aient un rappel chaque matin des appels à passer.
Il ne reste plus qu’à continuer cet exercice jusqu’à ce que vous ayez listé l’intégralité des besoins.
Sans vous en rendre compte, vous venez de faire un rapide cahier des charges de votre projet.
Nous allons voir dans le prochain point que vous allez pouvoir affiner ce cahier des charges
Formaliser le degré d’importance de chaque besoin
Grâce aux deux points précédents, vous avez désormais une liste précise de vos besoins.
Afin d’être encore plus pertinent, vous allez pouvoir les classer en deux catégories:
- Besoins obligatoires
- Besoins optionnels
Cela vous permettra de formaliser les points sur lesquels vous pouvez faire l’impasse et les points indispensables.
Vous pouvez même pousser l’exercice en mettant des degrés d’importance.
Mettre un nom sur le logiciel qu’il vous faut
Grâce aux enjeux que vous avez exprimés et aux besoins que vous avez listés, vous allez être capable de mettre un nom sur la famille de logiciel qu’il vous faut.
Je ne parle pas de mettre un nom sur LE logiciel qu’il vous faut, mais au moins sa typologie.
Est ce qu’il s’agit d’un logiciel de bureautique, d’un outil CRM, d’un logiciel de facturation, d’un logiciel de trésorerie, etc.
Le plus simple si vous avez un doute est de faire une recherche sur internet de chaque famille de logiciel et vous verrez vite ce qu’il vous faut.
Transmettre votre cahier des charges aux éditeurs
L’erreur que beaucoup de personnes font est de vouloir trouver eux-mêmes le logiciel qui répond à leurs besoins.
Pourquoi vous devriez vous embêter à short lister vous même les logiciels du marché !
Maintenant que vous connaissez le type de logiciel qu’il vous faut, vous n’avez plus qu’à faire une recherche sur internet en tapant par exemple “Logiciel CRM”
Vous allez avoir une liste de résultats, il ne vous restera plus qu’à contacter les éditeurs un par un en leur soumettant votre cahier des charges.
Cela vous permettra au passage de jauger leur degré de réactivité et leur faculté à comprendre vos besoins.
Recevoir les éditeurs
En théorie, après avoir envoyé votre cahier des charges aux éditeurs, vous devriez recevoir un appel de leur service commercial.
Il n’est pas rare que ce soit un intégrateur qui vous appelle.
(Certains éditeurs ne vendent pas en direct leur solutions et passent par un réseau de revendeurs / intégrateurs)
Le but pour vous sera de planifier un rendez-vous dans vos bureaux afin qu’ils viennent vous présenter leurs offres.
Voici les points sur lesquels vous devez être attentif lors du rendez-vous :
- Que leur logiciel réponde à vos besoins (En tout cas ceux qui sont primordiaux pour vous, voir point précédent)
- Qu’ils vous fassent une présentation du logiciel
- Qu’ils vous donnent des références de clients
- Qu’ils aient “pignon sur rue”, il ne s’agirait pas de choisir un logiciel développé par une société qui fermera ses portes dans 1 an (Vous seriez bien embêté !)
- Qu’ils prennent le temps de faire une analyse avec un consultant, pour délimiter tous les contours du projet
- Bonus : Qu’ils aient un réseau d’intégrateurs (Souvent ça veut dire que la solution est assez performante pour que des sociétés décident de la proposer à leurs clients)
A l’issue de ces rendez-vous vous devriez avoir une meilleure vision des solutions qui existent sur le marché.
En théorie vous devriez même avoir un rapport d’analyse détaillé et budgété pour chaque éditeur / intégrateur que vous avez reçu.
Choisir le bon logiciel pour votre entreprise
Voilà ! Si vous avez respecté chaque étape, vous ne devriez plus avoir de mal à choisir le bon logiciel pour votre entreprise.
Vous avez tous les devis de tous les éditeurs, il ne vous reste plus qu’à analyser les forces et faiblesses de chaque solution, tout en prenant en compte le budget de chaque projet.
Un point important : Il faudra vérifier que le logiciel est évolutif, car vos enjeux et vos besoins changent, le logiciel devra pouvoir s’adapter à vos ambitions !
Bonus : Faites appel à une société de conseil pour vous épauler
Comme vous avez pu le voir, choisir le bon logiciel pour votre entreprise demande de la méthodologie et du temps.
Du temps que vous ne passerez pas sur votre activité première et une méthodologie qui n’est pas forcément inée (Un peu plus grâce à cet article)
Le meilleur conseil que je peux vous donner : Faites appel à une société de conseil pour vous aider dans ce travail !
Concentrez-vous sur votre activité, déléguez le choix du logiciel et le suivi de sa mise en place.
Vous vous éviterez du stress, de l’anxiété et un affreux doute quant au fait qu’il existe peut-être un meilleur logiciel quelque part…
La société que vous choisirez devra être impartiale et objective.
Elle ne pourra donc pas à la fois, vous conseiller des logiciels et vous les vendre (On ne peut pas être juge et parti)
Son modèle économique devra être clair et rassurant (si la société se fait payer par les éditeurs, vous pouvez facilement imaginer que ses conseils ne sont pas objectifs).
Avant toute chose, vous devrez vous sentir en confiance et rassuré ! Si vous avez le moindre doute, fuyez !
Nous serons ravis de venir à votre rencontre pour en discuter avec vous.