Nous allons voir dans un cet article qu’il existe plusieurs types de logiciel planning.
Cela va surtout dépendre de ce que vous souhaitez faire avec:
- Partager des rendez-vous entre collègues
- Organiser un projet grâce à un planning
- Facturer vos clients grâce à un planning
- Autres…
Je vais vous expliquer la différence entre les trois et nous allons voir ensemble des exemples.
Un logiciel planning pour partager des rdv
Lorsqu’on parle de planning, la première chose qui nous vient à l’esprit c’est le calendrier et plus particulièrement le partage de calendrier.
Vous travaillez en équipe et vous souhaitez que vos collègues puissent avoir accès à votre agenda.
Encore mieux, vous voulez pouvoir créer des rendez-vous pour vos collaborateurs et vice versa.
Bien évidemment il faut que vos rendez-vous soient synchronisés avec tous vos appareils (Ordinateur, tablette, smartphone, etc.)
Avec la démocratisation des outils cloud, plus besoin d’une infrastructure compliquée avec une multitude de serveurs pour pouvoir accéder à ces fonctionnalités basiques.
Nous allons prendre comme exemple l’outil le plus connu: Google Calendar.
Cet outil web très pratique, vous permettra de partager votre calendrier avec vos collaborateurs.
Vous pourrez définir le niveau de partage:
- Est-ce que vos collaborateurs peuvent créer, modifier supprimer des rendez-vous
- Est-ce qu’ils peuvent juste consulter vos rendez-vous
Il existe une version gratuite à laquelle vous pourrez accéder grâce à une simple adresse Gmail. Mais il existe aussi une version entreprise: Google for work pour 4€ par mois par utilisateur.
Dans la même famille, nous pouvons citer iCloud, ou encore Office 365 (Le digne héritier d’Exchange).
Un planning pour organiser des projets
Qu’est un ce qu’un projet?
C’est le croisement entre des tâches à faire et des personnes pour les faire, le tout pour arriver à un objectif défini.
Un logiciel planning doit donc être capable de gérer cette notion de tâche et de ressource.
Il existe plusieurs outils très efficace pour gérer un planning projet, quelques exemples:
- MyPortal CRM, qui intègre un module de gestion de projet assez efficace.
Vous pouvez en savoir plus dans cette vidéo. - Asana qui est la référence lorsqu’on développe des projets Web
Un seul conseil pour les outils de gestion: Revenez à des choses simples!
On a trop longtemps monté des “usines à gaz” pour gérer les projets, en passant plus de temps à paramétrer le système, qu’à suivre réellement le projet.
N’oublions pas qu’un logiciel doit être un allié et non une contrainte.
Un planning pour facturer vos clients
Certaines typologies d’entreprise facturent leurs clients au temps passé.
C’est le cas des SSII qui placent des consultants et facturent à la régie ou au forfait.
C’est aussi le cas de certaines professions libérales (Les avocats par exemple).
Mais c’est aussi vrai pour plein d’autres activités (Agence de pub, communication, etc.)
Pour ces entreprises il est important de pouvoir suivre le temps passé par leurs collaborateurs, sur un sujet en particulier.
C’est souvent ce qu’on appelle une gestion par affaire/projet.
On analyse le temps passé sur un projet et nous facturons ce temps passé au client final.
Pour pouvoir faire un suivi précis, ces entreprises ont besoin d’un outil qui leur permet d’affecter du temps à un projet et idéalement de déclencher la facturation automatiquement.
Il existe des logiciels qui permettent de faire ce suivi:
- MyPortal CRM, nous en avons déjà parlé plus haut.
C’est une véritable boite à outil, particulièrement adaptée aux sociétés de services.
La preuve dans cette vidéo de démonstration - Sellsy, avec son module de gestion du temps.
Vous pouvez le tester gratuitement
Comme nous venons de le voir un logiciel planning peut avoir plusieurs fonctions.
La première chose à faire est de bien définir vos besoins, ça vous permettra de choisir plus facilement le logiciel adapté!