Comment faire un inventaire des stocks en 4 étapes
Dans cet article nous allons voir ensemble comment faire un inventaire de vos stocks. Cet inventaire va vous permettre de valoriser votre stock afin de l’impacter dans votre comptabilité au moment de la clôture.
A quoi sert un inventaire
Avant de vous expliquer comment faire un inventaire, il est important de rappeler l’utilité d’un inventaire. Un inventaire des stocks à plusieurs utilités, certaines sont légales et d’autres organisationnelles.
L’inventaire est obligatoire pour constater la valeur des produits que vous avez physiquement en stock. Le but étant d’impacter cette valeur dans votre comptabilité au moment de la clôture et donc du bilan comptable.
L’inventaire va vous permettre de faire la différence entre les quantités que vous suivez dans votre logiciel de gestion et les quantités réelles présentes. S’il y a des écarts de quantités, cela peut permettre de mettre en évidence des problèmes dans le processus de gestion , des pertes, voire même des vols.
Les différents types d’inventaire
Il existe plusieurs types d’inventaire. Vous pourrez choisir celui qui correspond le mieux à votre activité.
L’inventaire annuel
Comme son nom l’indique il s’effectue une fois par an et marque la fin et le début d’une nouvelle période. En général il s’effectue sur une période pendant laquelle l’entreprise est fermée, pour éviter d’avoir des mouvements de stocks pendant l’inventaire, qui pourraient fausser le calcul.
L’inventaire tournant
Si vous avez beaucoup de produits différents, plusieurs lieux de stockage ou plusieurs types de stocks différents, l’inventaire annuel peut être difficile à organiser (trop long à faire en une fois). Dans ce cas là vous pouvez opter pour un inventaire tournant, qui consistera à faire plusieurs inventaires au cours de l’année. Soit en les regroupant par lieu de stockage, soit par type de produit ou autre méthode de regroupement. Cela vous évitera de faire tout d’un coup et donc d’avoir un blocage de l’activité étalé dans le temps.
Comment faire un inventaire
Théoriquement faire un inventaire n’est pas compliqué, il suffit de compter les produits que vous avez en stock. Mais nous allons voir étape par étape comment procéder.
Les feuilles de comptage
Afin de faciliter le comptage des stocks, il faudra distribuer une feuille de comptage à chaque personne réalisant l’inventaire. Si vous avez un logiciel de gestion commerciale vous trouverez un menu “inventaire” qui vous permettra d’imprimer les feuilles de comptage. Si vous gérez vos stocks sur Excel ou autre, vous pourrez imprimer un listing des articles par ce biais là.
Les feuilles de comptage font souvent apparaitre deux colonnes: – La quantité en stock par article constaté par le système informatique (Stock précédent + entrée – sortie) – Une colonne vide pour noter à la main la quantité réelle physique
Le comptage des stocks
Si le temps et l’organisation vous le permet, l’idéal est d’effectuer plusieurs comptages et que chaque personne ne compte pas les mêmes produits deux fois. Pour le comptage, pas de révolution (Sauf si vous avez des scanners de code barre et une gestion par code barre), il faudra s’armer d’un bon stylo et de patience.
La régularisation des stocks au réel
Une fois le comptage terminé, le responsable de la logistique va récupérer toutes les feuilles de comptage. Il pourra ensuite saisir la régularisation entre les quantités présentes dans l’outil informatique et les quantités réelles qui viennent d’être comptées. Dans les faits ça se passe un peu différemment, car ça serait un peu trop fastidieux.
Le responsable de la logistique va créer un fichier Excel avec toutes les quantités comptées par référence
Il va les importer dans son logiciel de gestion commerciale
Le logiciel de gestion commerciale va faire une sortie en stock des anciennes quantités et une entrée en stock des quantités réelles qui viennent d’être comptées, ce qui s’appelle un mouvement d’inventaire
La valorisation des stocks
Une fois la régularisation effectuée, vous êtes certain d’avoir une représentation parfaite de votre stock dans votre logiciel de gestion. Cela va vous permettre de faire une valorisation des quantités en fonction de leur prix d’achat (Souvent en CMUP). Votre logiciel de gestion effectuera cette opération à votre place et vous donnera un montant. Vous n’aurez plus qu’à le transmettre au service comptabilité.
Et voilà le tour est joué, vous savez maintenant comment faire un inventaire !
