Si on envoyait nos factures par mail !
Aussitôt dit, aussitôt fait:
- Impression de la facture au format PDF
- Nouveau mail
- Ajout d’une pièce jointe et on envoie
Mais est-ce bien légal?
La question à ne pas se poser à 20h, une tablette à la main…
Recherche google: Dématérialisation des factures
(…)
3 heures après, 10 sites, 4 blog et un forum, la réponse est de plus en plus évidente:
Ce n’est pas du tout légal!
En fait,c’est un tout petit peu plus complexe que ça.
Concrètement, il existe deux méthodes différentes pour dématérialiser ses factures.
- La première méthode, la plus simple à mettre en oeuvre, est celle d’une image « signée ».
Par exemple, un fichier pdf dans lequel est intégré une signature électronique, obtenue à l’aide d’un certificat informatique.
Le fichier est tout à fait lisible, car il s’agit d’un simple format pdf.
Ce fichier est ensuite envoyé par Email au destinataire.
Le certificat est payant et doit être souscrit auprès d’un organisme habilité.
- La seconde méthode, est celle de l’échange de fichier structuré.
Il s’agit d’un fichier EDI souvent issu du logiciel de facturation et qui respecte des normes de structuration bien précises.
Le fichier est illisible par le commun des mortels.
Si on s’appelle Rain Man, on peut essayer de l’ouvrir avec le bloc note et s’amuser à le déchiffrer, sinon les logiciels de gestion commerciale feront le travail.
Cette méthode est plus complexe à mettre en pratique, mais elle présente un intérêt non négligeable: Le destinataire pourra importer votre fichier directement dans son logiciel de gestion commerciale et lui éviter une ressaisie au passage.
Comme vous pouvez le voir, c’est un processus qui nécessite une réflexion en amont et un investissement plus ou moins important en fonction de la méthode choisie.