Comme vous le savez il ne suffit pas d’une “Dropbox” pour pouvoir supprimer le papier et être aux normes légales.
La norme NF 461 donne un agrément aux GED du marché qui permettent un archivage légal.
Quelle solution pour ne plus conserver le document papier ?
En général on conserve la version papier dans un souci de légalité.
Si vous avez un contrôle fiscal, le contrôleur vous demandera la pièce originale.
Désormais grâce aux systèmes d’archivage électronique (SAE) ou encore GED (Gestion électronique de documents), vous ne serez plus obligé de conserver le document au format papier.
Vous pourrez dire adieu aux boites à archives qui prennent de la place et la poussière !
Mais attention ⚠️il ne suffit pas de mettre vos documents dans Dropbox, OneDrive ou Google drive pour que ça soit légal.
(Ça serait trop simple).
Vous allez devoir utiliser un système qui respecte la norme NF 461.
C’est une certification que l’AFNOR délivre aux logiciels certifiés.
Si votre logiciel est certifié NF 461, vous ne serez plus obligé de conserver le document au format papier.
Vous pourrez le dématérialiser, le stocker éléctroniquement et ce dernier aura une valeur légale.
La norme NF 461 obligatoire pour un archivage légal ?
La norme NF 461 n’est pas obligatoire pour prouver que le logiciel respecte les directives en matière d’archivage légal.
Chaque éditeur logiciel peut très bien respecter les directives sans jamais avoir demandé de passer la certification.
Lorsque vous choisirez un logiciel d’archivage électronique, le mieux est de demander à l’éditeur s’il est compatible avec l’archivage légal.
Demandez lui aussi un peu de documentation sur le sujet pour vous en assurer.
Quelques logiciels compatibles avec l’archivage légal
Bien sûr on va parler d’E-Fakto développé par Akao.
Yooz, Open Bee, etc.
On parle ici des logiciels compatibles avec le logiciel Sage 100c comptabilité.