📲 Comment enregistrer une note de frais sur Pennylane en quelques clics

Dans cette vidéo, Sylvain nous montre comment enregistrer une note de frais dans Pennylane. Grâce à une démonstration pas à pas via l’application mobile puis le portail web, il nous guide à travers toutes les étapes, de la soumission du justificatif à sa validation comptable.

📱 Étape 1 : Saisie de la note de frais sur l’application mobile Pennylane

Première étape : l’ouverture de l’application mobile Pennylane. Après identification via Face ID, Sylvain sélectionne son entreprise, « Des mots à bas maximum ». Il se rend dans la section Achats, puis dans le volet « Vos notes de frais » pour initier une nouvelle saisie.

Il suffit alors de prendre en photo le justificatif (ici une note de restaurant de 10 €), que Pennylane analyse automatiquement. Le logiciel détecte les informations essentielles : montant TTC, TVA (0,91 € à 10 %), date d’émission (le 5 mai), et le type de dépense (restaurant). Un champ permet également d’ajouter un motif, ici « invitation moi-même ». En un clic, la note est soumise pour validation.

💻 Étape 2 : Validation sur l’application web Pennylane

Direction maintenant le portail Pennylane depuis un navigateur sur PC. En tant qu’administrateur, Sylvain accède au menu Achats > Notes de frais. Il retrouve facilement la note soumise précédemment.

Toutes les informations sont là : ticket photo, montant, TVA, motif. Il peut choisir de commenter, d’approuver, ou de procéder directement au remboursement via un compte pro Pennylane, un compte Qonto connecté, ou par export XML pour intégration comptable. Une intégration bancaire est également possible via Agicap, permettant un virement depuis diverses banques (CIC, Caisse d’épargne, etc.).

📊 Étape 3 : Intégration comptable et automatisation

Sylvain enfile ensuite sa casquette de comptable. Il retrouve la note de frais dans le module Comptabilité, où elle est traitée comme une facture d’achat. Il vérifie et ajuste si nécessaire les informations : tiers fournisseur, date, TVA, libellé d’écriture, compte comptable (625). Il peut aussi paramétrer des règles d’automatisation pour les prochaines notes similaires — ici, il choisit de ne pas le faire car le traitement des restaurants peut être variable.

Une fois validée, la note est intégrée dans le journal d’achat de l’entreprise. Elle figure dans les écritures comptables comme toute autre facture fournisseur.

✅ Une expérience fluide et connectée

Ce tutoriel met en lumière la simplicité et la fluidité de Pennylane. En utilisant l’application mobile, la saisie devient rapide et intuitive. L’intégration avec le portail web permet une validation en temps réel, tandis que la partie comptable garantit un traitement rigoureux des justificatifs.

💡 Astuce : si vous êtes souvent en déplacement, privilégiez la saisie depuis l’application mobile. Moins de frictions, plus de productivité !