Introduction
Bonjour à tous, je suis Virginie de BLC Conseil. Aujourd’hui, nous allons aborder la gestion du bon à payer dans Sage 100 Comptabilité. Ce guide vous aidera à configurer et utiliser efficacement cette fonctionnalité, essentielle pour valider vos factures et assurer un contrôle rigoureux de vos dépenses.
Activation de l’option de bon à payer
Avant de commencer, il est important de noter que la gestion du bon à payer n’est pas activée par défaut dans Sage Comptabilité. Pour l’activer, rendez-vous dans les paramètres de votre société. Vous trouverez une option qui, par défaut, est désactivée. Activez-la pour pouvoir utiliser les niveaux de validation. Deux options s’offrent à vous :
- Un seul niveau de validation avec un responsable signataire.
- Deux niveaux de validation : un acheteur suivi d’un responsable financier.
Pour notre démonstration, nous allons utiliser la deuxième option. Cela nous permettra de voir comment les deux niveaux de validation fonctionnent.
Paramétrage des responsables
Dans notre exemple, Éric Chevalier sera à la fois l’acheteur et le responsable financier. Cela nous permettra de simplifier la démonstration tout en montrant les deux niveaux de validation. Cependant, dans une utilisation réelle, vous pouvez assigner ces rôles à des personnes différentes.
Définir les rôles des collaborateurs
Chaque collaborateur dans Sage peut se voir attribuer un rôle spécifique. Dans les paramètres, vous pouvez définir si un responsable financier peut valider toutes les factures ou seulement celles dépassant un certain montant. Ce paramétrage simple vous permet de définir un circuit de validation adapté à vos besoins.
Gestion du bon à payer dans Sage 100 Comptabilité
Validation par l’acheteur
En tant qu’acheteur, vous aurez accès à un menu spécifique pour gérer le bon à payer. Vous pourrez ainsi :
- Filtrer et afficher les factures à traiter.
- Valider les factures pour qu’elles soient envoyées au responsable financier.
- Bloquer les factures si elles ne sont pas conformes.
Lorsque vous validez une facture, elle est marquée d’une croix orange, indiquant qu’elle attend la validation finale du responsable financier. Si vous bloquez une facture, elle est marquée d’une croix rouge.
Validation par le responsable financier
En tant que responsable financier, vous accédez à un menu similaire pour valider les bons à payer. Vous verrez toutes les factures validées par l’acheteur et pourrez :
- Valider définitivement les factures.
- Mettre des factures en attente si nécessaire.
Une fois validée, la facture est marquée d’une croix verte, signifiant qu’elle est prête à être payée.
Paiement des factures validées
La dernière étape consiste à payer les factures validées. Lorsque vous accédez à la section des décaissements, vous pouvez sélectionner uniquement les factures qui ont reçu un bon à payer. Cela garantit que seules les factures validées par votre circuit de validation sont payées, assurant ainsi un contrôle strict de vos sorties de trésorerie.
Conclusion
J’espère que cette présentation de la gestion du bon à payer dans Sage Comptabilité vous a été utile. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide pour activer et paramétrer cette fonctionnalité, n’hésitez pas à nous contacter chez BLC Conseil. Merci pour votre attention et à bientôt pour de nouveaux conseils sur Sage Comptabilité.
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