Dans le cadre de la gestion comptable et financière, la validation des RIB (Relevé d’Identité Bancaire) est une étape cruciale pour éviter les erreurs et garantir la sécurité des transactions. Cependant, Sage, l’un des logiciels comptables les plus utilisés, ne permet pas nativement la double validation des RIB. Cette limitation peut entraîner des problèmes dans la gestion quotidienne des comptes bancaires. C’est dans ce contexte que BLC, avec Sylvain à sa tête, a développé et lancé un nouveau module destiné à pallier cette lacune : la double validation des RIB directement intégrée dans Sage.
Pourquoi ce module est-il indispensable ?
La gestion des RIB est un élément sensible dans la comptabilité. Une simple erreur ou une fraude peut avoir des conséquences lourdes pour une entreprise. C’est pourquoi la possibilité de mettre en place une double validation des RIB est un atout considérable. En effet, ce module permet non seulement de valider les modifications apportées aux RIB par un utilisateur, mais aussi de soumettre ces modifications à un ou deux valideurs avant leur enregistrement définitif dans Sage. Cette approche garantit une sécurité accrue et une gestion plus rigoureuse des informations bancaires.
Fonctionnement du module de validation des RIB
1. L’utilisateur : Premier niveau de création, modification et suppression
Le processus commence avec l’utilisateur qui a accès à la base Sage. Une fois connecté, l’utilisateur peut accéder à la fonctionnalité de validation des RIB via un nouvel icône intitulé “Validation des RIB by BLC”. Cette interface permet à l’utilisateur de visualiser les comptes bancaires des fournisseurs et clients, et de filtrer ces informations pour trouver le RIB qu’il souhaite modifier.
L’utilisateur peut alors ajouter, modifier ou supprimer un RIB. Dans l’exemple fourni par Sylvain, il a demandé une modification, ajoutant un commentaire directement dans le module. Cette demande est ensuite mise en attente de validation par un valideur.
2. Le Valideur 1 : Première couche de vérification
Une fois la demande soumise, le Valideur 1 est notifié et peut à son tour se connecter au module pour examiner la modification proposée. Le Valideur 1 dispose de deux options : soit valider la demande, soit la rejeter. Si la demande est rejetée, un motif de refus peut être ajouté, bien que cela ne soit pas obligatoire. Cette interaction ajoute une première couche de sécurité et de contrôle sur les modifications des RIB.
3. Le Valideur 2 : Validation finale
Après la validation par le Valideur 1, la demande passe au Valideur 2, qui joue un rôle crucial, souvent celui du trésorier ou d’une autre personne de confiance. Ce dernier valide définitivement la modification. Ce processus garantit qu’aucune modification n’est appliquée dans Sage sans avoir été rigoureusement vérifiée par au moins deux personnes différentes.
Avantages du module de double validation des RIB
Ce module apporte plusieurs avantages pour les utilisateurs de Sage :
- Sécurité renforcée : La double validation diminue considérablement les risques d’erreurs ou de fraudes liées à la modification des informations bancaires.
- Traçabilité et historique : Chaque action, qu’il s’agisse d’une validation ou d’un rejet, est tracée et peut être consultée ultérieurement. Cela permet une transparence totale sur la gestion des RIB.
- Intégration native : Le module est directement intégré dans l’environnement Sage, ce qui évite la nécessité d’utiliser des solutions externes ou des processus manuels, souvent plus sujets aux erreurs.
- Flexibilité : Le module permet de configurer les utilisateurs et leurs rôles, offrant ainsi une personnalisation selon les besoins de chaque entreprise.
Conclusion
Avec ce module de validation des RIB, BLC répond à un besoin de plus en plus présent chez les entreprises utilisant Sage. La double validation des RIB est un gage de sécurité et de rigueur dans la gestion comptable, en particulier dans un contexte où la trésorerie est de plus en plus sous les projecteurs. En intégrant ce module à votre système Sage, vous vous assurez que toutes les modifications des RIB passent par un processus de validation strict, limitant ainsi les risques d’erreurs et de fraudes.