Une gestion efficace des activités dans un CRM comme Pipedrive peut faire toute la différence entre une équipe commerciale performante et une autre qui passe à côté des opportunités. Grégory de BLC partage, dans cette vidéo, des astuces essentielles pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité souvent sous-exploitée.
Pourquoi les activités sont cruciales dans votre CRM ?
Les activités dans un CRM, c’est ce qui structure le quotidien d’un commercial. Pourtant, beaucoup traitent leurs affaires directement dans leur pipeline sans prêter attention à cette fonctionnalité. Ce qui semble anodin peut en réalité devenir un point de friction majeur, surtout lorsqu’on gère un volume important de dossiers. Une activité manquée, une relance oubliée, ou un document non envoyé à temps peuvent facilement se traduire par une opportunité perdue.
Une erreur commune : Laisser des affaires sans activité future programmée. Comme le souligne Grégory, chaque affaire, tant qu’elle n’est ni gagnée ni perdue, nécessite une action à venir. Que ce soit une relance téléphonique, l’envoi d’un document, ou la planification d’un rendez-vous, il est impératif de ne jamais laisser une affaire sans une tâche future. Cela permet de garder un suivi rigoureux et d’éviter de laisser des opportunités se dissiper.
L’importance d’une gestion rigoureuse des activités
Une autre erreur courante repérée par Grégory est l’accumulation d’activités non réalisées. Par exemple, si vous avez 51 activités en retard, cela devient un problème non seulement pour votre productivité, mais aussi pour la lisibilité de votre pipe. Le risque est de noyer les tâches prioritaires dans un amas de tâches non traitées.
La solution ? Limiter le nombre d’activités quotidiennes à une dizaine, pour garder un rythme de travail soutenable et éviter l’accumulation de retard. En plus de cela, réorganiser les activités en retard de manière échelonnée plutôt que de tout reporter au même jour est une bonne pratique. Cela permet de répartir la charge de travail de manière équilibrée et de maintenir une gestion saine de son agenda.
Personnalisation et utilisation efficace des filtres
Un des avantages sous-estimés de Pipedrive est la possibilité de personnaliser les types d’activités selon les besoins spécifiques de votre équipe. En configurant correctement vos activités, vous pouvez par exemple isoler uniquement les tâches de relance, ce qui est particulièrement utile pour optimiser vos sessions de suivi client.
De plus, travailler depuis le module d’activités plutôt que directement depuis le pipeline offre une ergonomie améliorée. Cela permet de se concentrer sur les tâches à réaliser sans avoir à naviguer constamment entre différentes affaires. Cette approche est non seulement plus pratique pour les commerciaux, mais aussi pour les managers, qui peuvent avoir une vue d’ensemble rapide sur les performances de leur équipe.
La gestion des activités : Un atout pour le management
Pour les managers, une bonne gestion des activités facilite grandement le suivi des performances des collaborateurs. Plutôt que de passer en revue chaque affaire manuellement ou d’organiser des réunions chronophages pour savoir où en est chacun, une vue claire des activités en cours permet de faire un point rapide et efficace sur l’avancement des tâches.
De plus, les statistiques générées par les activités réalisées permettent d’objectiver les performances de l’équipe. Vous pouvez ainsi mettre en place des barèmes de scoring pour gamifier les tâches commerciales. Par exemple, le commercial ayant réalisé le plus d’appels ou de rendez-vous dans le mois pourrait recevoir une récompense, créant ainsi une saine compétition au sein de l’équipe.
Attention à la gestion des prospects
Enfin, Grégory met en garde contre la création massive d’activités lors de la gestion des prospects. Attribuer un grand nombre de prospects à un collaborateur sans gestion précise des tâches peut vite saturer son flux d’activités et nuire à sa rigueur dans le suivi des affaires. Il est donc préférable de ne pas générer d’activités pour chaque prospect, mais plutôt de gérer cela de manière plus flexible.
Conclusion
Pour conclure, la gestion des activités dans Pipedrive est un levier puissant pour optimiser le travail commercial. En adoptant ces bonnes pratiques, vous pouvez non seulement améliorer votre productivité, mais aussi celle de toute votre équipe. Une bonne organisation des activités vous aidera à ne plus laisser passer aucune opportunité et à suivre vos affaires avec rigueur et efficacité.