Dans le monde complexe de la gestion commerciale, optimiser la gestion des frais d’approche peut se révéler crucial pour une comptabilité précise et une analyse des coûts efficace. Sage Gestion Commerciale propose plusieurs méthodes pour ventiler ces frais, ce qui permet aux entreprises d’affiner leur gestion des coûts liés aux achats. Dans cet article, nous allons explorer les différentes étapes pour utiliser les frais d’approche dans Sage Gestion Commerciale, en prenant pour exemple une facture d’achat avec un article spécifique, ZPORT.
Étape 1 : Comprendre l’importance de la facture d’achat dans Sage Gestion Commerciale
Avant toute chose, il est essentiel de disposer d’une facture d’achat dans Sage. Cette facture constitue le point de départ indispensable pour la ventilation des frais. Sans elle, vous ne pourrez pas répartir correctement les coûts associés. Par exemple, si vous avez des frais de port liés à différents bons de livraison, ces frais doivent être ventilés à partir de la facture d’achat correspondante.
Étape 2 : Choisir la méthode de ventilation
Sage Gestion Commerciale propose trois méthodes principales pour ventiler les frais d’approche. Chacune d’elles offre une flexibilité en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise :
- Le bouton “Fonction Frais” : Cette option permet une ventilation manuelle des frais directement depuis l’interface principale.
- Le bouton “Pied Frais” : Cette méthode, située en bas de la fenêtre, permet d’accéder à des options de ventilation plus détaillées.
- L’onglet “Ventilation des Frais” dans le pied : Pour ceux qui souhaitent une approche plus granulaire, cet onglet offre une personnalisation avancée des frais à ventiler.
Étape 3 : Sélectionner les documents cibles
Une fois la méthode de ventilation choisie, l’étape suivante consiste à sélectionner les documents concernés. Sage vous permet de cibler plusieurs documents simultanément, grâce à un outil de sélection pratique. Vous pouvez ainsi choisir parmi les bons de livraison, les factures, ou encore les factures comptabilisées. Il est crucial de ne sélectionner que les documents pertinents pour éviter toute erreur dans la ventilation des frais.
Dans notre exemple, nous avons décidé de ventiler uniquement les bons de livraison correspondant au 17 juillet. Cela permet de concentrer les frais sur les documents les plus pertinents pour l’analyse des coûts.
Étape 4 : Valider et ajuster les lignes de frais
Après avoir sélectionné les documents cibles, Sage vous présente un assistant de validation. Ce dernier vous permet de vérifier et d’ajuster les lignes de frais associées à chaque document. Vous pouvez ainsi :
- Ajouter, supprimer ou modifier des lignes de frais pour correspondre précisément à vos besoins.
- Vérifier le total à imputer qui correspond au montant de votre facture d’achat.
- Ajuster les bases de ventilation en fonction des critères que vous avez sélectionnés (prix d’achat, prix de revient, poids, quantités, etc.).
Dans notre exemple, nous avons opté pour une ventilation basée sur le prix d’achat, car c’était le critère le plus pertinent pour cette situation. Cette méthode a réparti 64 % des frais sur un article spécifique, en fonction de son prix.
Étape 5 : Impact sur les indicateurs financiers
La ventilation des frais d’approche a un impact direct sur des indicateurs clés comme le CMUP (coût moyen unitaire pondéré) et le PMUP (prix moyen unitaire pondéré). Dans notre exemple, après avoir ventilé les frais d’approche, nous avons constaté une modification de ces indicateurs. Il est important de noter que ces ajustements peuvent avoir des répercussions sur le calcul des marges et la rentabilité des produits.
Conclusion
La maîtrise de la ventilation des frais d’approche dans Sage Gestion Commerciale est une compétence essentielle pour toute entreprise cherchant à affiner sa gestion des coûts. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que vos frais sont correctement répartis, ce qui vous permet d’obtenir une vision plus précise de vos coûts et d’améliorer la gestion de votre stock. La flexibilité offerte par Sage permet d’adapter la ventilation à vos besoins spécifiques, garantissant ainsi une comptabilité plus rigoureuse et une meilleure prise de décision.