Pennylane : Guide complet de la facturation, du devis à la facture

La gestion de la facturation est une étape cruciale pour toute entreprise. Avec Pennylane, cet aspect devient plus fluide et optimisé grâce à un circuit bien défini. Dans cet article, nous allons explorer les différentes étapes du processus de facturation dans Pennylane, depuis la création d’un devis jusqu’à la génération de la facture, tout en mettant en avant l’importance de Factur-X, la norme qui deviendra obligatoire d’ici 2025-2026.

1. Comprendre les étapes clés du circuit de vente dans Pennylane

Pennylane propose un circuit de vente structuré en plusieurs étapes :

✅ Devis : Première étape du processus de vente, le devis permet de formaliser une proposition commerciale.
✅ Bon de commande : Une fois le devis accepté, il est converti en bon de commande pour officialiser la transaction.
✅ Bon de livraison : Document permettant d’attester la livraison des biens ou services.
✅ Facture proforma : Facture provisoire utilisée pour informer le client des conditions avant la facturation définitive.
✅ Facture finale : Document comptable engageant juridiquement le paiement.

Ces documents sont tous éditables directement dans Pennylane, garantissant un suivi structuré et une meilleure gestion des flux commerciaux.

2. L’importance de Factur-X pour la facturation électronique

Pennylane adopte Factur-X, un format hybride qui combine PDF et données structurées XML. Ce format est essentiel pour anticiper la facturation électronique obligatoire en France d’ici 2025-2026.

📌 Pourquoi c’est important ?

• Factur-X facilite l’automatisation du traitement des factures.
• Il garantit une conformité aux obligations légales à venir.
• Il optimise la gestion comptable et l’intégration dans les systèmes d’ERP.

3. Création et gestion des documents de vente dans Pennylane

Déclarer les types de documents utilisés

Avant d’émettre des documents (devis, bons de commande, factures), il est obligatoire de les déclarer dans :

➡️ Paramètres > Entreprise > Facturation client

Cela permet de structurer la numérotation et d’assurer la conformité légale des documents générés.

Créer un devis et le suivre dans Pennylane

📌 Deux accès possibles pour visualiser les devis :
1️⃣ Menu Gestion > Vente > Devis
2️⃣ Voir toutes les factures clients

Dans l’interface, il est possible de :
✔️ Créer un devis en cliquant sur Nouveau devis.
✔️ Modifier le devis (montant, TVA, conditions de paiement).
✔️ Gérer le statut du devis (en attente, accepté, refusé).

💡 Un devis refusé peut être converti en bon de commande sans être bloquant.

De la commande à la livraison

Une fois le devis accepté, il peut être transformé en bon de commande, puis en bon de livraison.

📌 Navigation facilitée :

• Pennylane permet de lier les documents entre eux pour un suivi fluide.
• Accès rapide aux historiques via l’onglet documents liés.

Facturer un client et suivre les paiements

Une facture peut être générée depuis :
✅ Un bon de commande
✅ Un bon de livraison
✅ Une facture proforma

📌 Options de facturation :

• Enregistrer en brouillon : Permet encore de modifier la facture.
• Finaliser la facture : Génère un document verrouillé pour comptabilité.
• Envoyer au client via un lien public Pennylane.

Gérer les statuts des factures

📊 Dans le menu Facturation client, on retrouve plusieurs statuts :

✅ Brouillon : Facture non finalisée et encore modifiable.
✅ Proforma : Facture provisoire à titre informatif.
✅ À traiter : Facture importée mais incomplète (TVA, client à renseigner).
✅ À venir : Factures non encore rapprochées avec échéance proche.
✅ En retard : Factures dont le règlement a dépassé la date limite.
✅ Encaissée : Factures réglées et rapprochées comptablement.

4. Automatiser et optimiser la gestion des factures

Archivage et relance des factures

🔹 Archivage : Une facture peut être archivée pour référence ultérieure.
🔹 Relances clients : Possibilité d’envoyer des rappels automatisés.

Exportation et impression des documents

📎 Pennylane permet de :
✔️ Télécharger les factures en PDF.
✔️ Envoyer des factures électroniques directement aux clients.
✔️ Personnaliser l’impression avec des modèles adaptés.

Conclusion : Pennylane, un outil puissant pour une facturation optimisée

L’utilisation de Pennylane pour la gestion des circuits de vente et de facturation permet d’automatiser et de fluidifier l’ensemble du processus, tout en respectant les obligations légales.

💡 À retenir :
✅ Un circuit de facturation structuré (Devis → Bon de commande → Bon de livraison → Facture).
✅ Un passage à Factur-X obligatoire dès 2025-2026.
✅ Un outil tout-en-un pour créer, modifier, archiver et suivre les factures.
✅ Une gestion simplifiée des relances et paiements clients.

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