Comment gérer efficacement les demandes d’achat dans Pennylane : le guide complet

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Dans cette vidéo, Sylvain nous plonge dans le module des demandes d’achat de Pennylane, une fonctionnalité précieuse pour toutes les entreprises qui souhaitent fluidifier leur processus d’achats. Bien que ce module ne soit actuellement disponible que sur la version desktop de l’outil, il reste extrêmement puissant et intuitif à utiliser.

Un module intégré sans surcoût dans Pennylane

Première bonne nouvelle : le module des demandes d’achat est inclus dans la gestion des achats de Pennylane, sans frais supplémentaires. De plus, le nombre de demandes n’est pas limité, et le nombre d’utilisateurs est illimité. Que vous soyez deux ou quatre mille dans votre entreprise, tout le monde peut y accéder sans contrainte.

Où trouver ce module dans Pennylane ?

Depuis le menu « Achats », un sous-menu nommé « Demandes d’achat » vous donne accès à une interface claire, avec :

  • Un tableau listant les demandes existantes

  • Un code couleur indiquant le statut de chaque demande (engagée, validée, refusée)

  • La possibilité de filtrer par auteur, statut, fournisseur ou encore catégorie

Les profils utilisateurs (demandeur ou valideur) déterminent la visibilité des demandes, assurant ainsi un accès personnalisé et sécurisé.

Créer une demande d’achat : simple comme bonjour

Pour créer une demande d’achat, cliquez en haut à droite sur le bouton dédié. Deux options s’offrent à vous :

  1. Créer une demande libre : utile si vous n’avez pas encore de devis.

  2. Importer un document : la méthode la plus courante. Par exemple, glissez simplement un devis PDF dans l’interface.

Pennylane extrait automatiquement les informations clés : montant, TVA, fournisseur, etc. Il est même possible de détailler ligne par ligne les articles souhaités : t-shirts, sweats, transport, etc. Vous pouvez également ajouter un motif personnalisé, des axes analytiques, et des commentaires pour enrichir la demande.

Le circuit de validation : flexible et intelligent

Le module propose un workflow de validation personnalisable, paramétrable dans les paramètres d’équipe de l’entreprise. On peut définir :

  • Des valideurs par équipe

  • Des niveaux de validation

  • Des conditions de montant (ex. : si > 1500€, un second valideur est requis)

Cela permet une grande flexibilité organisationnelle tout en gardant une traçabilité claire des décisions prises.

Une fois la demande validée…

Une notification est envoyée au demandeur. Celui-ci peut alors procéder à la commande auprès du fournisseur, par exemple via :

  • Une carte bancaire (virtuelle ou physique) Pennylane

  • Un virement bancaire

  • Une demande de paiement par l’entreprise

À terme, la demande d’achat sera liée automatiquement à la facture fournisseur, assurant une cohérence totale dans la gestion comptable.

Conclusion

Le module de demande d’achat de Pennylane est un outil puissant, intuitif et adapté aux besoins des entreprises de toutes tailles. Sa flexibilité, couplée à une interface claire et à un système de validation efficace, en fait un allié stratégique pour la gestion des achats.

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