Dans la gestion commerciale, le regroupement des documents est une fonctionnalité clé qui peut grandement simplifier ou personnaliser vos processus administratifs. Cet article explore en détail comment configurer et utiliser cette option pour répondre à vos besoins spécifiques, que ce soit pour regrouper ou séparer des documents comme les bons de livraison (BL) et les factures.
Pourquoi regrouper ou séparer les documents ?
La gestion des documents dans un système commercial permet de gagner en efficacité, mais tout dépend de vos besoins opérationnels. Par défaut, dans la gestion commerciale, les documents pour un même client sont regroupés. Cette configuration initiale est particulièrement utile lorsque vous souhaitez consolider les préparations de livraison en une seule facture.
Cependant, certaines entreprises préfèrent séparer les documents pour un meilleur suivi ou une gestion plus granulaire des transactions. Heureusement, les paramètres de la gestion commerciale permettent de basculer entre ces deux approches facilement.
Étape 1 : Comprendre la configuration par défaut
Lorsqu’un client est créé dans la gestion commerciale, un paramètre clé influence la manière dont les documents sont gérés :
- Accès au Paramètre :
- Allez dans l’onglet Paramètres, puis dans le sous-onglet Options de traitement.
- Par défaut, l’option “Établir une facture par bande livraison” n’est pas cochée.
- Conséquence :
- Lorsque plusieurs préparations de livraison sont créées pour un même client, elles sont automatiquement regroupées dans un seul document.
- Exemple : Vous créez deux préparations (BL16 et BL17) pour un client. Lors de la transformation des documents, un seul bon de livraison est généré, additionnant les articles des deux préparations.
Héritage des Informations : Un Point Crucial
Ce comportement est également influencé par un autre paramètre, accessible via le bouton Information :
- L’option Interdire le regroupement du document transformation n’est pas cochée par défaut. Ainsi, les regroupements sont autorisés.
Étape 2 : Configurer la séparation des documents
Si vous souhaitez gérer chaque préparation de livraison de manière distincte, il est possible de configurer le système pour empêcher le regroupement des documents.
- Activer la Séparation :
- Retournez dans l’onglet Paramètres du client.
- Dans le sous-onglet Options de traitement, cochez “Établir une facture par bande livraison”.
- Créer de Nouvelles Préparations :
- Créez deux nouvelles préparations de livraison. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de duplication pour simplifier le processus.
- Validation du Comportement :
- Lorsque vous transformez les documents, le système vous alerte que les documents sélectionnés ont des informations incompatibles. Il génère alors plusieurs BL distincts (BL17 et BL18, par exemple), correspondant à chaque préparation.
Les bénéfices d’une gestion flexible
Pour le Regroupement :
- Réduction du nombre de documents à gérer.
- Meilleure clarté pour les clients recevant une facture consolidée.
- Gain de temps pour les équipes administratives.
Pour la Séparation :
- Suivi détaillé des opérations pour chaque transaction.
- Meilleure traçabilité en cas de litige ou de retour.
- Adaptation à des processus spécifiques (livraisons fractionnées, facturation à plusieurs départements).
Conclusion
La gestion commerciale offre une flexibilité impressionnante pour adapter le regroupement ou la séparation des documents selon vos besoins. En maîtrisant les paramètres “Établir une facture par bande livraison” et “Interdire le regroupement du document transformation”, vous optimisez votre gestion administrative tout en répondant aux exigences spécifiques de votre activité.
Adoptez la configuration qui correspond le mieux à vos processus et facilitez la gestion de vos transactions commerciales au quotidien.