La fonctionnalité d’abonnés dans Pipedrive est souvent mal comprise, mais elle offre des opportunités puissantes pour améliorer la collaboration et la gestion des informations dans un CRM. Dans cet article, nous allons explorer cette fonctionnalité en détail, son utilisation, ses objectifs, et quelques astuces pour optimiser son usage.
Qu’est-ce que la fonctionnalité d’abonnés dans Pipedrive ?
Dans Pipedrive, la notion d’abonnés fonctionne un peu comme sur les réseaux sociaux. Elle permet à un utilisateur de suivre une affaire, une organisation ou une personne sans en être le propriétaire. Concrètement, lorsqu’un utilisateur s’abonne, il reçoit des notifications automatiques concernant les mises à jour ou les interactions associées à cet élément, telles que :
- Les changements de statut ou d’étape d’une affaire.
- Les nouvelles activités programmées.
- Les échanges d’emails ou autres événements.
Où se trouve cette fonctionnalité et comment l’utiliser ?
Localisation dans Pipedrive
La fonctionnalité d’abonnés est accessible directement sur les fiches des affaires, contacts (personnes) ou organisations. Par exemple, sur une affaire, elle est située en haut à droite, à côté du nom du propriétaire.
Ajouter un abonné
Pour ajouter un abonné :
- Cliquez sur l’icône “Abonnés”.
- Sélectionnez votre propre utilisateur ou ajoutez d’autres membres de votre équipe, comme Sylvain, Alex ou Lucie.
Cette action est simple mais cruciale pour ceux qui souhaitent rester informés des évolutions sans être le propriétaire direct de l’élément.
Cas d’usages de la fonctionnalité d’abonnés
1. Collaboration entre membres d’une équipe
Imaginez que Grégory est propriétaire d’une affaire, mais Lucas doit aussi suivre son évolution car ils travaillent ensemble. Si les règles de visibilité limitent Lucas à ses propres affaires, Grégory ou un manager peut ajouter Lucas comme abonné, lui donnant ainsi un accès complet pour voir, suivre et interagir avec cette affaire.
Attention : Ajouter un abonné sur une affaire ne donne pas automatiquement accès à la personne ou l’organisation liée. Ces abonnements doivent être ajoutés séparément pour une visibilité complète.
2. Gestion des restrictions de visibilité
Dans Pipedrive, les règles de visibilité permettent de limiter l’accès aux affaires, contacts ou organisations en fonction de l’utilisateur. Par exemple :
- Chaque commercial ne voit que ses propres clients et opportunités.
- Les managers peuvent voir l’ensemble des affaires de leur équipe.
Avec la notion d’abonnés, un manager peut élargir temporairement ou spécifiquement cette visibilité en ajoutant des collaborateurs comme abonnés sur certains éléments.
3. Transferts de propriété et notifications automatiques
Lorsque la propriété d’une affaire est transférée à un autre utilisateur, le précédent propriétaire devient automatiquement abonné. Cela garantit une continuité dans la visibilité et les notifications pour les deux parties, même après le transfert.
Astuces avancées pour maximiser l’utilisation des abonnés
1. Abonnement mutuel pour les équipes collaboratives
Si deux commerciaux, comme Lucas et Lucie, travaillent régulièrement ensemble, il peut être fastidieux de les ajouter manuellement comme abonnés à chaque nouvelle affaire ou contact. Une solution consiste à configurer un abonnement mutuel au niveau utilisateur :
- Lucie s’abonne à Lucas, et Lucas s’abonne à Lucie.
- Résultat : chaque fois que l’un crée une nouvelle affaire, l’autre est automatiquement abonné.
2. Optimisation avec le plan avancé de Pipedrive
Pour les équipes utilisant le plan avancé de Pipedrive, cette fonctionnalité devient encore plus pertinente dans un contexte de gestion de visibilité restreinte. Elle permet de contourner certaines limitations liées aux règles de visibilité sans basculer directement au plan professionnel.
Erreurs courantes et précautions
- Ne pas oublier les abonnements multiples : Si vous ajoutez un abonné à une affaire, n’oubliez pas d’ajouter également l’abonné aux contacts et à l’organisation associée pour une visibilité complète.
- Gérer les notifications intelligemment : Assurez-vous que les utilisateurs ne sont pas submergés par des notifications inutiles, surtout dans des environnements très actifs.
Conclusion
La fonctionnalité d’abonnés dans Pipedrive est un outil puissant pour améliorer la collaboration et surmonter les limitations de visibilité. En l’utilisant correctement, vous pouvez assurer une meilleure coordination entre vos équipes et tirer le meilleur parti de votre CRM. Avec ces astuces, vous êtes maintenant prêt à exploiter cette fonctionnalité au maximum !