De plus en plus submergé par l’afflux de documents qui arrivent chaque jour en version papier, il est temps aujourd’hui de réfléchir à la dématérialisation. Et cette solution ne manque pas d’avantages : gain de temps et d’argent ainsi que l’assurance d’une meilleure traçabilité. De nombreux outils informatiques accompagnent les entreprises dans sa mise en place et leur facilitent ainsi la vie.
Zoom sur les 4 commandements pour dire bonjour à la dématérialisation des documents et au revoir au papier !
1er commandement : Etats des lieux des besoins
Avant toute chose, il faut connaître ses besoins, définir ainsi le périmètre de la numérisation et son volume ainsi que les ressources à mobiliser et les salariés qui vont être directement concernés.
2eme commandement : Mise en place d’un système de gestion électronique de document (GED)
Au delà de la possession d’un scanner de bonne qualité, il faut choisir un système de gestion électronique de document (GED), compatible avec les logiciels métiers. Cette solution permet d’organiser à distance ou non, le classement, la recherche et le partage de tous les fichiers. Elle permet également d’archiver les documents via un serveur qu’il soit local ou à distance. BLC-Conseil vous accompagne dans le choix de la GED qui conviendra le mieux à vos besoins !
3eme commandement : Sécurisation des données
Afin d’optimiser la mise en place de ces solutions, il est clé de veiller à sécuriser le transit des données sur les réseaux via la mise en place d’identifiants individuels, de mots de passe, ou encore d’antivirus.
4eme commandement : Formation des salariés
Pour une meilleure appropriation, il est essentiel de former les collaborateurs sur l’utilisation du nouvel outil et de les accompagner sur le long terme. En effet, un changement dans les procédures internes est à prévoir, en particulier ceux liées à la réception des courriers.