📌 Automatiser l’importation des factures fournisseurs sur Pennylane : le guide pas à pas

Dans cette vidéo, Maxime de BLC nous explique comment automatiser l’importation des factures fournisseurs sur Pennylane. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez récupérer automatiquement les fichiers PDF envoyés par vos fournisseurs, évitant ainsi la saisie manuelle et optimisant votre gestion comptable. Voici comment mettre en place cette automatisation en quelques étapes simples.

✅ 1. Activer la réception des factures par e-mail dans Pennylane

La première étape consiste à activer la réception des factures via une adresse e-mail dédiée dans Pennylane. Pour cela :

1. Accédez aux paramètres :

   • Ouvrez Pennylane et allez dans Paramètres entreprise.
   • Sélectionnez Transmission de factures.
   • Choisissez Autres sources disponibles et sélectionnez Adresse mail.

2. Activez la réception des factures :

   • Copiez l’adresse e-mail fournie par Pennylane.
   • Envoyez un e-mail à cette adresse avec pour objet « Activation » pour valider la source d’importation.

Après ces étapes, la transmission des factures via e-mail est activée sur votre compte.

📩 2. Configurer le transfert automatique des e-mails fournisseurs dans Pennylane

Pour que les factures reçues de vos fournisseurs soient automatiquement transférées à Pennylane, il faut mettre en place un renvoi automatique dans votre boîte mail.

🔹 Sur Outlook :

1. Accédez aux paramètres (via la roue crantée en haut à droite).
2. Allez dans Courrier, puis Transfert.
3. Activez le transfert et collez l’adresse e-mail fournie.
4. Enregistrez les modifications.

Grâce à cette configuration, toutes les factures envoyées à votre adresse Outlook seront redirigées automatiquement vers votre compte.

🧪 3. Tester l’importation d’une facture dans Pennylane

Une fois la configuration terminée, testons l’importation d’une facture :

1. Envoyez une facture test :

   • Ouvrez votre boîte mail et rédigez un e-mail.
   • Ajoutez une facture en pièce jointe (PDF).
   • Envoyez cet e-mail à votre adresse Outlook.

2. Vérifiez l’importation sur Pennylane :

   • Accédez aux > Achats.
   • Vérifiez que la facture a bien été importée.
   • Pennylane vous permettra alors de compléter les informations comptables et d’associer la facture à un fournisseur.

🚀 4. Gagner du temps avec cette automatisation

En automatisant l’importation des factures fournisseurs, vous :
✅ Gagnez du temps en évitant la saisie manuelle.
✅ Réduisez les erreurs liées à l’oubli ou à la mauvaise classification des factures.
✅ Améliorez votre gestion comptable avec une centralisation automatique des documents.

Si vous ne l’avez pas encore fait, c’est le moment d’activer cette fonctionnalité sur Pennylane !