Créer sa première automatisation sur Pipedrive 🚀

Quand on débute sur Pipedrive, les automatisations peuvent rapidement sembler complexes. On comprend qu’il est possible de faire énormément de choses dans le CRM, mais il n’est pas toujours évident de savoir par où commencer ni comment structurer correctement un workflow.

Cette vidéo a justement pour objectif de rendre les automatisations beaucoup plus accessibles grâce à un exemple simple et concret.

L’idée est la suivante : lorsqu’une affaire est marquée comme “Gagnée”, l’organisation liée doit automatiquement recevoir l’étiquette “Client”. Une action très simple en apparence, mais parfaite pour comprendre toute la logique des automatisations dans Pipedrive.

Comprendre la logique des automatisations ⚙️

Toutes les automatisations fonctionnent selon le même principe : un événement se produit dans le CRM et déclenche automatiquement une action.

La vidéo prend l’exemple d’Amazon. Lorsque vous passez une commande, le paiement validé déclenche ensuite toute la chaîne logistique jusqu’à la livraison du produit. Dans Pipedrive, la logique est identique : une action utilisateur vient lancer automatiquement un processus défini à l’avance.

Élément	Rôle
Déclencheur	L’événement qui démarre le workflow
Condition	Les critères à vérifier
Action	Ce que Pipedrive exécute automatiquement

Cette structure est la base de toutes les automatisations du CRM, des plus simples aux plus avancées.

Découverte du menu Automatisations 🤖

Les automatisations sont accessibles depuis l’icône robot dans le menu latéral de Pipedrive. Selon les droits attribués à votre compte, vous pourrez simplement consulter les workflows existants ou en créer de nouveaux.

Pipedrive propose également une bibliothèque de modèles prêts à l’emploi permettant de découvrir rapidement les possibilités offertes par le CRM. On y retrouve notamment des scénarios de relance automatique, d’envoi d’emails ou encore de suivi des affaires stagnantes.

Ces modèles sont particulièrement utiles lorsqu’on débute, car ils permettent de comprendre comment sont construits les workflows et donnent rapidement des idées d’automatisation à mettre en place dans son propre process commercial.

Création de l’automatisation 🏗️

L’automatisation créée dans cette vidéo part volontairement d’une page blanche afin de bien comprendre chaque étape du paramétrage.

L’objectif est très clair : lorsqu’une affaire est gagnée, l’organisation liée doit automatiquement passer avec l’étiquette “Client”.

La première étape consiste à nommer correctement son automatisation. Cela peut sembler anodin, mais lorsque plusieurs dizaines de workflows coexistent dans un compte Pipedrive, une bonne nomenclature devient indispensable pour garder une structure claire et facilement maintenable.

Configurer le déclencheur correctement 🔥

Le déclencheur représente le point de départ de l’automatisation. Dans cet exemple, le workflow doit démarrer lorsqu’une affaire est mise à jour.

Mais il faut aller plus loin que cela.

Une affaire peut être modifiée pour de nombreuses raisons : changement d’étape, modification d’un champ, changement de propriétaire, déplacement dans un pipeline… Pipedrive demande donc désormais de préciser exactement quel champ a été modifié.

Paramètre	Configuration
Élément	Affaire
Événement	Mise à jour
Champ modifié	Statut de l’affaire

Cette précision est essentielle pour éviter les déclenchements inutiles et construire des automatisations fiables.

L’importance des conditions 🎯

Une fois le déclencheur défini, une condition est ajoutée afin de limiter l’exécution du workflow à un cas bien précis.

Le statut d’une affaire peut évoluer de différentes façons : une affaire peut être perdue, déplacée dans une autre étape ou simplement modifiée. Or ici, une seule situation nous intéresse : lorsque l’affaire devient réellement “Gagnée”.

La condition configurée permet donc de vérifier que le statut de l’affaire est devenu “Gagné”.

Cette étape est extrêmement importante car elle évite que l’automatisation se lance dans des situations non prévues.

Ajouter automatiquement l’étiquette “Client” 🏷️

Une fois le déclencheur et la condition configurés, il ne reste plus qu’à définir l’action automatique.

Dans cet exemple, l’action consiste à mettre à jour l’organisation liée à l’affaire afin d’ajouter l’étiquette “Client”.

Concrètement, cela signifie que dès qu’un commercial remporte une opportunité, la fiche organisation est automatiquement mise à jour sans aucune manipulation supplémentaire.

• garder une base CRM propre,
• éviter les oublis,
• uniformiser les process commerciaux,
• gagner du temps au quotidien.

Même si l’automatisation reste volontairement simple dans cette vidéo, elle illustre parfaitement le potentiel du système d’automatisation natif de Pipedrive.

Tester avant de déployer 🧪

La vidéo insiste également sur une excellente pratique : toujours tester une automatisation avant de l’activer pour l’ensemble des utilisateurs.

Pipedrive permet de limiter temporairement l’exécution d’un workflow à un seul utilisateur afin de vérifier que tout fonctionne correctement. Cela permet notamment d’éviter les erreurs sur les données CRM ou les automatisations qui se déclencheraient involontairement.

C’est une étape souvent négligée par les débutants mais pourtant essentielle lorsque les workflows commencent à devenir plus complexes.

Vérification et historique des automatisations 📊

Une fois le test réalisé, l’affaire est bien passée en “Gagnée” et l’organisation reçoit automatiquement l’étiquette “Client”.

Pipedrive propose ensuite un historique détaillé des automatisations exécutées. Il devient alors possible de visualiser l’heure d’exécution, l’utilisateur concerné, le workflow déclenché ainsi que les modifications réalisées.

Cet historique est particulièrement utile pour comprendre le comportement des automatisations et identifier rapidement d’éventuels problèmes.

Conclusion

Cette vidéo constitue une excellente introduction aux automatisations Pipedrive. À travers un cas concret très simple, elle permet de comprendre les fondamentaux indispensables pour commencer à automatiser efficacement son CRM.

On y découvre la logique des déclencheurs, l’importance des conditions et la manière dont les actions automatiques peuvent transformer un simple CRM en véritable outil de productivité.

Une fois cette logique maîtrisée, les possibilités deviennent très larges : automatisation des relances, notifications Slack ou Teams, envoi d’emails automatiques, création de tâches ou encore synchronisation avec des outils externes.

C’est souvent avec ce type de petites automatisations simples que commencent les plus gros gains de temps dans un process commercial.