3 points clés pour réussir l’installation d’un logiciel de gestion
L’installation d’un logiciel de gestion n’est pas toujours simple.
Nous savons statistiquement que beaucoup de projets se soldent par un échec ou se terminent mal.
Dans cet article nous allons mettre en évidence 3 points essentiels qui vous permettront de réussir un tel projet.
Le choix du logiciel
Cela peut paraitre « bête », mais le meilleur moyen de ne pas réussir l’installation d’un logiciel de gestion, est de se tromper de logiciel !
Si vous choisissez un logiciel qui ne correspond pas à vos attentes, vous pourrez utiliser les meilleures méthodes, votre projet sera un échec.
Vous vous retrouverez avec un logiciel parfaitement installé, avec des utilisateurs parfaitement formés, mais avec un logiciel qui ne répond pas à vos besoins.
Il est donc très important de prendre le temps de choisir son logiciel de gestion.
Vous pouvez vous aider d’un article très complet que nous avons écrit et qui vous expliquera comment choisir votre logiciel de gestion
La gestion de projet
C’est un terme assez large qui veut dire tout et n’importe quoi.
Sans rentrer dans le mode projet hyper poussé, avec un diagramme de Gantt et compagnie.
Il y a quelques méthodes simples à mettre en place qui vous permettront d’aller au bout de votre projet.
- Lister les objectifs à atteindre et les partager : En listant les objectifs cela vous permettra d’élaborer une liste d’actions qui vous permettront d’atteindre ces objectifs.
L’idéal est d’avoir des objectifs faciles à atteindre rapidement, quitte à les découper.
Exemple : Plutôt que d’avoir un objectif général « Mettre en place le process de vente ».
Il sera plus simple de le découper en plusieurs petits objectifs:
» La gestion des devis », « La gestion des commandes », etc.
Cela vous permettra de faire des points d’avancement de façon plus régulière et donc de prévoir un éventuel retard de planning plus rapidement. - Mettre en test rapidement : Dés qu’une fonction est disponible, n’hésitez pas à la mettre en test auprès des utilisateurs.
S’il y a quelque chose à ajuster vous le saurez rapidement et vous n’aurez pas besoin d’atteindre la fin du projet pour vous rendre compte que quelque chose ne va pas. - Faire des points réguliers : En suivant les 2 premiers points vous serez en mesure de faire des points d’avancement réguliers. Idéalement toutes les semaines.
Vous avez des objectifs courts et ces derniers ont été mis en test auprès des utilisateurs.
Il ne reste plus qu’à valider l’avancement et donc savoir si vous êtes en avance ou en retard !
Sans devoir attendre la fin du projet, car c’est souvent trop tard.
L’accompagnement au changement
C’est une partie qui est souvent négligée et c’est bien dommage.
Quel que soit le logiciel que vous installez, aussi parfait soit-il, si les utilisateurs ne sont pas accompagnés, vous pouvez être sûr que vous aurez des réticences au moment de la mise en ligne.
Il faut prendre le temps d’impliquer les utilisateurs, de leur expliquer les enjeux, de les faire participer à toutes les étapes du projet en commençant par le choix du logiciel.
La pire erreur est de faire le projet dans son coin, avec les référents et de solliciter les utilisateurs qu’au moment des formations.
Mais ce n’est pas tout ! Il faudra prendre tout le temps nécessaire pour les formations et ne pas négliger cette partie.
N’hésitez pas à accompagner les formations de tutos vidéos que les utilisateurs pourront re-visionner autant de fois qu’ils le veulent.
En respectant ces 3 règles d’or, votre projet d’installation d’un logiciel de gestion sera un succès !
Et surtout n’hésitez pas à nous solliciter si vous avez besoin d’un accompagnement