Dans cet article, je vais vous décrire notre quotidien !
J’ai décidé de tout vous dire sur notre métier, en vous expliquant comment mettre en place un logiciel de gestion dans une entreprise.
1. L’analyse des besoins
Qui : Le chargé d’affaire et un consultant fonctionnel
Où : Dans l’entreprise et au bureau
C’est l’une des étapes les plus importantes, voire même la plus importante.
Le chargé d’affaire va rencontrer la société pour faire connaissance et comprendre son organisation.
Le but est de bien comprendre les besoins de l’entreprise et surtout les enjeux d’un tel projet.
La compréhension des enjeux
“Nous passons trop de temps à ressaisir plusieurs fois les mêmes informations !
Si je veux continuer à grossir, je dois constamment embaucher des salariés.
Je suis sûr que nous pourrions gagner du temps si nous n’avions pas à ressaisir les informations 3-4 fois”
A cette étape nous ne parlons pas de “besoins” car les entreprises ne savent pas toujours ce dont elles ont besoin.
Il faut prendre le temps de discuter, de comprendre comment elles fonctionnent, de découvrir ce qui les gêne au quotidien.
L’analyse des besoins
Une fois que le chargé d’affaire a bien cerné les enjeux, il fait appel à un consultant fonctionnel pour l’accompagner dans l’entreprise.
C’est une étape un peu plus technique, car en général nous rentrons vraiment dans le processus de gestion.
Nous analysons étape par étape le fonctionnement de l’entreprise.
“Tout d’abord les commerciaux font un devis directement chez leur client, puis c’est envoyé à l’ADV qui le transforme en commande, puis en BL et en facture.
Entre deux, le service achat passe la commande de matériel, etc. etc.”
L’orientation vers un ou plusieurs logiciels
En fonction de l’analyse que nous avons faite à l’étape au dessus, nous sommes capables de proposer à l’entreprise des logiciels adaptés à ses besoins.
Car comme nous le disions dans un précédent article, il n’y a pas de meilleur ou de moins bon logiciel, il y a simplement des logiciels adaptés à chaque activité.
Nous sélectionnons donc un ou plusieurs logiciels que nous allons montrer à l’entreprise, ce qu’on appelle la “démo”.
Cela va permettre d’affiner un peu plus le choix pour qu’il n’en reste plus qu’un : Le plus adapté
Le rapport d’analyse et la proposition commerciale
Maintenant que nous avons compris les enjeux, les besoins et que nous connaissons le logiciel le plus adapté, nous allons pouvoir rédiger notre rapport.
En général nous découpons ce rapport en plusieurs parties:
- L’analyse de l’existant, qui permet de décrire comment la société fonctionne actuellement
- La solution proposée, qui permet de décrire ce que va faire le nouveau logiciel
- Le déroulement du projet, qui permet de décrire comment nous allons nous y prendre pour mener à bien l’intégration
- Le budget
Une fois que nous nous sommes entendus sur le budget, nous pouvons commencer les travaux.
2. La mise en place du logiciel
Qui : Le consultant fonctionnel
Où : Chez le client
Après avoir validé le rapport d’analyse et le budget d’intégration, nous rentrons dans le vif du sujet, la mise en place.
Le consultant effectuera les travaux directement chez le client, ce qui lui permettra d’être au contact des équipes pour préciser des points sans perdre de temps.
L’installation
C’est souvent la première étape, il s’agit de l’installation “physique” du logiciel sur le serveur du client et sur les postes utilisateur.
(N.D.A Cette étape est amenée à disparaitre avec la démocratisation du cloud, car les logiciels sont déjà installés).
Le paramétrage
Il s’agit là d’adapter le logiciel à l’activité et aux processus du client.
Une société de service n’aura pas besoin des mêmes fonctions, qu’une entreprise du bâtiment et vice versa.
La reprise des données
C’est une étape cruciale, car elle consiste à récupérer les informations que le client possède déjà sur l’ancien logiciel ou sur Excel.
Cela permet à l’entreprise de ne pas repartir de zéro et de démarrer sur le nouveau logiciel avec tout son historique.
3. La formation des utilisateurs
Qui : Le consultant fonctionnel / formateur
Où : Chez le client ou en salle de formation chez l’intégrateur
Je ne pouvais pas vous expliquer comment mettre en place un logiciel de gestion dans une entreprise, sans parler de la formation.
Car c’est bien beau d’avoir le meilleur logiciel, de l’avoir installé et paramètré parfaitement, si personne ne sait s’en servir.
Cette étape est décisive dans la réussite du projet : Comment les utilisateurs vont adhérer à ce nouvel outil.
En théorie, si nous avons suivi les méthodes de conduite du changement, la formation n’est qu’une formalité.
Concrètement le consultant formateur va animer des sessions de formation pour expliquer comment fonctionne le nouveau système.
L’idéal étant de faire plutôt des demies journée de formation, pour garder en efficacité.
Il faut aussi veiller à espacer les sessions, pour que les utilisateurs aient le temps de pratiquer de leur coté.
Cela permet de faire des sessions de questions / réponses lors des sessions suivantes et donc d’avancer sur des problématiques concrètes.
A l’issue de ces formations, les utilisateurs sont autonomes et peuvent travailler sur le nouveau logiciel.
4. L’assistance au quotidien (Bonus)
Qui : Le service Hotline (ou dans les plus petites structures, le consultant fonctionnel)
Où : Au bureau en télé-maintenance (Sauf gros problème)
Ce n’est pas parceque le projet est terminé et que les utilisateurs sont formés, qu’ils vont se retrouver seuls au monde !
Nous sommes là au quotidien pour répondre à leurs questions et les aider en cas de doutes.
C’est ce qu’on appelle l’assistance annuelle.
Et voilà, vous connaissez tout de notre métier !
SI vous avez besoin d’aide sur un projet, n’hésitez pas à nous contacter