Salut à tous, c’est Sylvain ! Aujourd’hui, nous allons voir comment gérer les dépenses de nos collaborateurs via Qonto. Actuellement, nous utilisons Spendesk pour ce type de gestion, mais l’idée est de recréer notre système existant avec Qonto, en particulier pour les abonnements et les dépenses des collaborateurs.
Création des équipes dans Qonto
Tout d’abord, nous allons configurer les équipes. Dans Qonto, j’ai déjà quelques équipes créées. Pour cet exemple, nous allons en créer une nouvelle dédiée à l’équipe CRM.
- Création de l’équipe CRM :
- Allez dans la gestion des utilisateurs et des équipes.
- Créez une nouvelle équipe nommée “CRM”.
- Invitation des membres :
- Invitez un manager, Lucas Magne, avec des permissions spécifiques : gestion des cartes, traitement des demandes de cartes, approbation des virements et remboursement des frais kilométriques.
- Ajoutez les collaborateurs, Alex et Gregory, avec des permissions appropriées pour leurs rôles respectifs.
Gestion des cartes
Ensuite, nous allons gérer les cartes pour l’équipe CRM.
- Création d’une carte virtuelle pour Lucas :
- Allez dans la flotte de cartes et créez une carte virtuelle.
- Définissez les limites mensuelles et quotidiennes selon les besoins de Lucas.
- Paramétrage des cartes pour les abonnements :
- Créez des cartes virtuelles dédiées pour chaque abonnement, comme Calendly.
- Définissez une limite mensuelle en fonction du coût de l’abonnement.
Validation et suivi des dépenses
Lucas, en tant que manager, pourra valider les transactions et suivre les dépenses de son équipe.
- Ajout des justificatifs de dépenses :
- Assurez-vous que chaque dépense est accompagnée d’un justificatif, comme les reçus de Franprix ou La Terrasse Saint Lazare.
- Suivi des notifications et des premiers débits :
- Attendez les premiers débits pour vérifier le bon fonctionnement du système.
- Surveillez les notifications dans Qonto pour s’assurer de la fluidité du processus de comptabilisation.
Gestion globale et future
Nous allons également voir comment Qonto peut être intégré à notre système comptable, Sage 100, pour faciliter la gestion de la comptabilité.
- Transfert en comptabilité :
- Testez le transfert des transactions de Qonto vers Sage 100.
- Vérifiez la compatibilité et l’efficacité de ce transfert.
- Gestion des nouveaux collaborateurs :
- Invitez les nouveaux membres de l’équipe, comme Maxime, à rejoindre Qonto et configurez leurs permissions.
Conclusion
En conclusion, Qonto semble bien s’adapter à nos besoins pour la gestion des dépenses des collaborateurs et des abonnements. Nous allons continuer à tester et à affiner ce système, en intégrant progressivement toutes les équipes et en vérifiant la compatibilité avec notre comptabilité.
Je vous tiendrai informés des progrès et des ajustements nécessaires. Restez connectés pour plus de vidéos et d’astuces sur l’utilisation de Qonto.
À très bientôt pour de nouvelles aventures ! C’était Sylvain, ciao !