Un des gros enjeux des entreprises est de pouvoir automatiser les tâches répétitives sans valeur.
La comptabilité n’échappe pas à cette règle !
Nous allons voir comment E-Fakto va vous permettre de dématérialiser vos factures fournisseurs
1 – Le “Scan” des factures fournisseurs
Le logiciel E-Fakto utilise la technologique OCR (Reconnaissance optique de caractère en français).
Cette technologie permet de reconnaître les caractères présents sur un document informatique.
Usage dans le domaine de la comptabilité
Les comptables vont déposer leurs factures dans un scan virtuel et le logiciel va reconnaitre automatiquement le contenu.
Une fois cette reconnaissance effectuée, E-Fakto va créer la pièce automatiquement dans le logiciel de comptabilité.
Dit comme ça, on pourrait croire que c’est utopique, mais pas du tout !
E-Fakto se connecte aux logiciels de comptabilité standard du marché (Sage 100, Cegid, EBP, etc.).
C’est grâce à cette connexion que le scan va être capable d’affecter la facture au bon schéma comptable.
On laissera quand même la possibilité à l’utilisateur de contrôler et compléter les informations (Analytiques, commentaires, etc.)
2 – Le circuit de validation des factures fournisseurs (Bon à payer)
Afin de vérifier que la facture est correcte nous allons pouvoir la faire passer dans un circuit de validation dématérialisé.
Ce circuit de validation va permette de faire approuver la facture achat par un circuit hiérarchique avant de la payer.
(Le remplaçant du parapheur).
La particularité et la force d’E-Fakto, c’est de permettre la création de la facture en comptabilité avant sa validation.
Le logiciel permettra de créer la facture en comptabilité avec une mention “A valider” temporairement.
Puis la pièce se mettra à jour avec la mention “Bon à payer” lorsque tous les collaborateurs l’auront validée.
Dans le cas de Sage 100 comptabilité, e-Fakto s’appuie sur la notion de mode de paiement.
Le logiciel créé la pièce en comptabilité avec un mode de paiement “En attente BAP”.
Ce qui veut dire que la facture ne pourra pas être payée sans avoir terminé le circuit de validation.
En général nous utilisons Sage Moyens de paiement pour payer les factures en fonction du mode de paiement.
Une fois la facture approuvée, E-Fakto met à jour l’écriture automatiquement dans Sage avec le bon mode de paiement.
3 – La consultation dématérialisée depuis la comptabilité avec archivage légal
Une fois que le scan aura reconnu l’écriture comptable et que le circuit de validation aura approuvé le paiement, la facture pdf pourra être consultée directement depuis la pièce comptable dans votre logiciel de comptabilité.
En plus de cette consultation bien pratique vous n’aurez plus besoin de conserver la version “papier” de la facture fournisseur puisque la GED E-Fakto bénéficie d’un archivage légal des données.
Conclusion
Si vous souhaitez gagner du temps sur des tâches chronophages la GED E-Fakto est une bonne solution.
Le logiciel vous permettra de dématérialiser vos factures fournisseurs pour que vous n’ayez plus besoin de les saisir.
N’hésitez pas à nous laisser un message si vous souhaitez qu’on étudie tout ça ensemble.
A bientôt