La mobilité des organisations, ou la notion de « bureau mobile » s’accroît. Des nouvelles solutions numériques se développent en parallèle des nouvelles technologies : mobiles perfectionnés, tablettes, pc portables reliés en Cloud. Pour vous faciliter la tâche dans leur gestion, pour votre société, et anticiper les enjeux de demain – pardon : d‘aujourd’hui ! -, voici quelques notions-clés en 5 étapes.
Bureau mobile : le Cloud en tête
Lorsqu’on évoque la mobilité des entreprises et autres organisations, la notion de « bureau mobile » est souvent évoquée. Il s’agit principalement des nouvelles technologies (pc miniaturisé, tablettes, mobiles Androïde ou MS Office), adaptées aux nouveaux modes de travail : déplacements fréquents, bureaux co-working, cybercafés ou télé-travail relié au Home office des sociétés.
Cette mobilité se retrouve en premier lieu dans le Cloud : les données de l’entreprise sont stockées en ligne, et de nombreuses applications sont désormais accessibles, intégrées ou à télécharger gratuitement sur pc, tablette ou mobile : cloud Microsoft, Google,etc.
Fiable et désormais sécurisable, le Cloud limite les surfaces de locaux d’archivages de documents physiques, ainsi que les pertes de données en cas de bug informatique…
Logiciels de gestion : franchissez le cap !
Du Cloud aux logiciels de gestion adaptés à votre mobilité, il existe quelques marches faciles à gravir… pour franchir le cap ! Voici cinq étapes-clés utiles pour choisir les bons outils :
1. Faites le tour de vos données d’entreprise existantes : adresses e-mails, documents, dossiers Cloud si vous l’utilisez déjà, etc
2. Recensez vos outils de gestion : logiciels mails, de gestion SAV, compta, CRM, etc
3. Dans la même veine, recensez votre matériel S.I disponible : postes informatiques, tablettes, mobiles – qui sont devenus de véritables ordinateurs… ;
4. Evaluez vos propres besoins : concrètement, listez le temps passé hors de votre siège de bureau, vos ressources humaines (commerciaux) et logistiques de transport (nombre de déplacements professionnels, type de connexion nécessaire : WiFi, 3G ou 4G….), ainsi que le matériel utilisé : tablette, pc portable, mobiles…
5. Choisissez le logiciel adapté ! A ce niveau, BLC-Conseil peut vous guider dans vos choix. A commencer par les solutions numériques de gestion globale, adaptées à vos données comptables, de gestion commerciale, de CRM, etc.
Les nouveaux logiciels de gestion présentent tous des solutions en ligne. En matière de mobilité, ces solutions intéressent particulièrement le travail collaboratif : il s’agit tout autant des tâches d’équipes travaillant en mode projet, que des tâches répétitives quotidiennes, telles que les données de répertoires, de procédures, de plannings, etc.
Si vous avez suivi nos étapes, vous avez sûrement listé pléthore d’outils : messageries mails et chat (Skype) ; réseaux informatiques interne et / ou dropbox, google drive ou autre système de gestion de fichiers ; post-it et listes « to do » ; documents et fichiers papiers et informatiques (Word, Excel) ; bases de données ; la gestion de relation client CRM…
Des logiciels collaboratifs aux portails de demain
La mobilité entraîne de nouvelles façons de travailler, davantage axées sur la collaboration. Cette collaboration se retrouve désormais en réseau, avec le partage d’informations et de données en simultané.
Les portails collaboratifs vous permettent de travailler en temps réel ET à distance : en regroupant toutes vos tâches en un unique outil de gestion en ligne. Il faudrait donc dire : LE portail collaboratif, qui présente ainsi un réel atout pour les sociétés de toute taille.
Ce type de portail, associé aux bons outils décisionnels – c’est-à-dire les outils d’analyse de vos données – peut vous permettre un gain de temps de traitement de vos données : dans leur saisie, leurs échanges, leur visibilité et leur fiabilité de mise à jour en temps réel. Le tout, à distance !
Et tout ceci, pour des coûts d’installation moindres et une sécurité a minima équivalente à vos disques durs internes : un réel enjeu pour les petites et moyennes organisations.
Cette nouvelle façon de travailler, qui engendre de nouvelles formes de gestion des données, et d’organisation de la collaboration RH et partenaires peut vous faire gagner en temps et efficacité. Les nouvelles technologies de gestion en ligne sont désormais disponibles sur le marché. L’enjeu consiste à trouver les logiciels et solutions numériques adaptés à vos besoins, ce sur quoi BLC-Conseil s’est spécialisé.
N’hésitez pas à nous demander des renseignements.