MyPortal CRM – Les nouveautés de la version 5.3

Dans cet article, nous vous présentons les dernières nouveautés liées à la version 5.3 de MyPortal CRM.

Cette version est mise en place progressivement par l’éditeur ReportOne, les premiers sites ayant été mis à jour à partir du samedi 9 mars 2019.
Nous vous présentons donc, ci-après, les nouveautés de cette version.

Nouveautés liées au paramétrage de l’application

Administration du menu principal

Le bouton “Menu” fait son apparition dans la partie paramètres. Vous avez désormais la possibilité de modifier l’ordre des modules présent dans la barre verticale et également de renommer les menus.
Cette option est également accessible aux utilisateurs si l’option “Autoriser les utilisateurs à modifier l’ordre de leur menu” est cochée et également si la permission “Accès à la modification de l’ordre du menu” est activée. 

La gestion des favoris

Désormais, vous pouvez mettre en favoris les modules que vous souhaitez parmi la liste ci-dessous :

• Comptes
• Contacts
• Affaire
• Document
• Faq

Les changements liés à l’accès aux pièces jointes

L’accès aux pièces jointes des modules est, depuis cette mise à jour, sécurisée avec une cryptage de l’identifiant du fichier.
Les mails qui ont été envoyés avant la mise en place de cette sécurisation et contenant des images exploitant l’ancien accès aux images (i.e. contenant des URL de type /get-file/<file_id>) n’afficheront plus les images.
Bien-sûr, les mails envoyés “après” afficheront correctement les images.

Accès direct aux champs personnalisés

Il est désormais possible d’avoir des champs personnalisés visible en en-tête de chaque fiche.

Nouvelles options concernant l’import des données

Les imports ont été revus afin que les utilisateurs puissent en bénéficier sans que cela soit très compliqué. Désormais, depuis un fichier csv, les utilisateurs pourront choisir leurs clés d’unicité
De plus, ils pourront simuler l’import de façon à obtenir le résultat avant import définitif dans la base de données

Nouveaux type de champs personnalisés

De nouveaux types de champs personnalisés font leur apparition :

• Champ “mailto” permettant d’ouvrir directement votre client mail en un simple clic
• Champ “tel” permettant de lancer un appel depuis votre téléphone
• Champ “callto” permettant de lancer un appel sur votre outil de voix sur IP (Skype par exemple)

Gestion des logs

Les administrateurs pourront bénéficier d’une nouvelle interface de visualisation des logs, accessible depuis le menu des paramètres.

Nouveautés concernant les règles de gestion

Il est désormais possible d’enchaîner des règles de gestion sur des entités différentes.

• Règle 1 : création d’une tâche d’organisation lors de la création d’une affaire
• Règle 2 : envoi d’un mail à la création d’une tâche d’organisation

Nouveautés liées aux fonctionnalités MyPortal

Identification des contacts d’emailing ne recevant pas les mails

Les contacts ne recevant pas ou mal vos emails sont désormais identifiés dans MyPortal CRM (uniquement si vous utilisez les emailing avec MailJet).
La fiche d’un emailing permet d’identifier une nouvelle statistique : le nombre de contacts qui sont “bounce”.

Sont considérés comme “bounce” par Mailjet les contacts :

• dit “soft bounce”
  • dont la boite de messagerie est pleine
  • dont le service de messagerie de destination est momentanément inactif
  • dont la boîte de messagerie ne supporte pas un email trop volumineux
• dit “hard bounce”
  • dont l’adresse du destinataire est inexistante
  • dont le service de messagerie n’existe plus
  • dont le nom de domaine de l’adresse du destinataire n’existe pas
  • qui considèrent vos emailings comme spam

Amélioration sur les filtres et les listes

Vos recherches seront maintenant affichées en gras dans les différents résultats de recherche

Amélioration sur la fonctionnalité MyDay

N’oubliez plus votre prochaine action

Il est maintenant possible d’enchaîner les tâches d’organisation depuis l’interface de MyDay.
Dès que vous passez une tâche d’organisation en statut “Terminée”, une suggestion de création d’une nouvelle tâche vous est proposée. Si vous y répondez positivement, une modale de création rapide de tâche d’organisation vous est proposé reprenant la majorité des valeurs de champs de la tâche précédente. A la sauvegarde, les 2 tâches seront automatiquement liées entre elles.
Vous pouvez retrouver l’ensemble des tâches liées entre elles dans l’onglet “Tâches rattachées” dans la fiche d’une tâche d’organisation.

Accédez à vos tâches de projets depuis MyDay

Il est maintenant possible de voir les tâches de projet dans MyDay. A l’instar des actions, les tâches de projet sont pilotées dans MyDay via leur date de début et de fin.
Attention, une fois la date début et de fin d’une tâche de projet remplis, elle apparaîtra dans votre agenda. Si vous ne souhaitez pas voir vos tâches de projet dans l’agenda, n’oubliez pas de les mettre en caché par défaut depuis les paramètres de l’application.

Amélioration de l’interface

Amélioration de l’interface de MyDay

• Les boutons des statuts sont affichés avec la même forme que dans les fiches et les listes
• Les tâches d’organisation ainsi que les tâches de projets sont rangées et triées respectivement par dossier et projet
• La modale permettant de reporter un événement à une autre date possède un nouveau bouton “Aujourd’hui”
• L’affichage des informations sur chaque panel ainsi que l’affichage de plusieurs composants de l’interface ont été revues et améliorés

Création de campagnes à partir de comptes

Il est maintenant possible de faire une campagne à partir d’un compte.

Préférences utilisateurs

Les utilisateurs peuvent définir leurs préférences depuis l’image de l’avatar en en-tête du portail.

Boutons “retour” et “annuler” intelligent

Auparavant, ces 2 boutons renvoyaient vers le listing correspondant, Maintenant, ils retournent vers la page précédente (en excluant les pages en édition).

Nouveautés liées aux ventes

MyPortal est, depuis la version 5.3, compatible loi anti-fraude. Retrouvez ci-après les nouveautés et améliorations concernant le module vente. Nous ne le répèterons jamais assez, mais selon nous, MyPortal trouve tout son sens grâce à son module ventes.
Etrangement l’éditeur ReportOne n’est sur ce point, pas accordé avec BLC puisqu’il met de son côté, plus la partie CRM en avant.
Nous sommes convaincus que pour des activités de conseils (SSII – Architecte – éditeur de logiciel- etc…)  le module Ventes de MyPortal est un logiciel vraiment très performant et adapté.

Mise en place de l’inaltérabilité des factures et avoirs

A la création d’une facture, celle-ci est dans un stade de « brouillon » (facture non émise).
Une facture non émise ne possède pas de code, et elle peut être modifiée à volonté.
Si le template de PDF est généré alors que la facture n’est pas encore émise, le filigrane « brouillon » apparaîtra sur chacune des pages du PDF. 
Une facture peut être émise soit à partir du listing grâce au bouton “Action sur les factures”, soit en visualisation en cliquant sur le statut, soit en modifiant le document.
Lorsqu’une facture est émise, le PDF est généré et archivé dans la facture à partir du template des factures par défaut, et les champs suivants sont historisés :  

• Le libellé du compte émetteur 
• Le libellé du compte facturé
• L’adresse du compte facturé
• Le destinataire (Adresse à)
• Le libellé du compte livré
• Le numéro IBAN 
• Le libellé du compte final pour chaque ligne de la facture
• La référence du produit pour chaque ligne de la facture

Une fois la facture émise : 

• Elle ne peut plus être repassée en « brouillon »
• Les lignes ne sont plus modifiables
• Les champs historisés listés ci-avant ne sont plus modifiable dans la facture.
• Le nom des comptes peut être modifié dans la fiche du compte, mais la facture affichera les noms des comptes historisés avec une infobulle si celui-ci a changé
• Idem pour les adresses et le nom du destinataire
• Idem pour la référence des produits
• Les montants et tous les champs qui impacteraient ce dernier ne sont pas modifiables (montant HT, TVA, TTC, acompte, escompte, facturation au pourcentage, remise, …).
  

Désactivation de la génération de factures d’acompte

MyPortal ne permet plus la facturation de commandes ayant un champ “Acompte” (valeur ou pourcentage) renseigné.
La facturation partielle d’une commande déjà facturée partiellement reste possible.
La solution recommandée pour gérer les acomptes est maintenant la facturation au pourcentage.

Optimisation des envois de factures/avoirs via l’envoi en masse par mails

Envoi par mail d’une sélection de factures, avec la possibilité de choisir le template de facturation à utiliser.
Les destinataires sont les “contacts facturation” de la société facturée.
Vous pouvez paramétrer l’adresse mail de réponse qui est utilisée pour les envois « en masse » effectués dans les ventes.
Elle concerne les actions suivantes :
Relances par mail
L’envoi de factures aux contacts de facturation (Factures > Action sur les factures > Envoyer aux contacts de facturation)
L’envoi de renouvellements aux contacts de facturation (Renouvellements > Action sur les renouvellements > Envoyer les renouvellements sélectionnés par mail)
En renseignant une adresse email consultable par les différents utilisateurs de ces fonctions, elle permet d’optimiser le suivi et le traitement des retours clients.
Cette option est accessible via l’élément Administration des ventes situé dans le menu Ventes > Paramètres des ventes.
Lorsque le « Mail générique des ventes est renseigné », le paramètre « reply to » des mails envoyés correspondra à la valeur définie. Sinon il correspondra soit à l’adresse mail de l’utilisateur de MyPortal (si elle est renseignée), ou l’adresse de l’expéditeur dans la configuration des mails sinon.

Facilitation de la gestion de contrats (facturation récurrente)

Demande de confirmation des lignes de contrat à résilier lors de la création d’un avoir contenant des lignes liées à des contrats.

Cette fonctionnalité permet de résilier ou non les lignes de contrats associées lors de l’émission d’un avoir.
A la validation d’un avoir contenant les lignes liées à des contrats, une fenêtre de confirmation de résiliation des lignes de contrat s’affiche.

Par défaut, toutes les lignes de contrat sont résiliées.
Pour ne pas résilier qu’une ligne, cliquez sur le bouton « Résilier » de cette dernière.
Pour ne pas résilier toutes les lignes, cliquez sur le bouton « Tout résilier »

Historisation des lignes de contrat

Cette fonctionnalité permet de suivre les modifications apportées sur les lignes de contrat, soit en les modifiant, soit lors de leur renouvellement.
Pour accéder à l’historique, cliquez sur l’icône « historique » disponible dans les actions des lignes de « contrats à venir ».
Cela ouvre alors une fenêtre modale indiquant par date et par champ les modifications effectuées.

Autres évolutions sur le module de facturation

Ajout de la possibilité de dupliquer les factures en commandes et en devis

Les prix des produits sont mis à jour dans la copie avec leur prix actuel, les montants sont donc recalculés avec les paramètres de la facture d’origine (remises, pourcentage, …).

Suivez de façon plus précise la facturation de vos prestations

Il est maintenant possible de définir un échéancier de facturation dès la création d’un devis ou d’une commande.

Dans ce cas, la facturation de la commande sera obligatoirement au pourcentage.
Exemple d’utilisation : facturation de 30%  la commande, 20% suite à l’installation, 40% suite à la formation, 10% 30 jours après la recette du projet.

Gestion des prix d’achats dans les modules de ventes

Les prix d’achat sont maintenant affichés lors de la création d’un document de vente (devis, commande ou facture), en fonction des permissions de l’utilisateur :

Le prix d’achat n’est pas affiché lors de l’édition d’un document en pdf ou lors de son envoi par mail.
Pour que le prix d’achat soit affiché :

• L’utilisateur doit avoir le droit de voir ce champ (permission à définir pour l’utilisateur ou le groupe dans le module « Ventes – Admin – Produits »)
• Le produit doit être défini comme « Produit acheté » et son prix d’achat doit être renseigné

Ajout de la propriété « Prix unitaire non modifiable » à un produit

Cette fonctionnalité permet d’empêcher la modification du prix unitaire lors de la saisie d’une ligne de devis/commande/facture, et donc d’inciter l’utilisateur à indiquer la remise accordée au client.
Pour rendre le prix d’un produit non modifiable, sélectionnez la valeur « Oui » pour l’option « Prix unitaire non modifiable » situé dans l’onglet « Informations » d’un produit.

Possibilité d’imprimer une facture sans CGV ni pièce jointe

Cette fonctionnalité permet de ne pas imprimer de pages « inutiles » lors de l’impression de plusieurs factures pour archivage papier.
Lors de l’impression de plusieurs factures (accessible depuis « Factures > Action sur les factures > Imprimer la sélection), il est possible de choisir le template ainsi que l’inclusion (ou non) des CGV et pièces jointes lors de l’impression.

Mise en place des reprises dans les “Factures”

Ajout du type de ligne “reprise” (en complément des types “produit”, “sous-total” et “commentaire”).
Les lignes de reprises font référence à une ligne de facture existantes du compte sur un produit de type “abonnement”, et sont affichées avec des quantités et montants négatifs.
A la validation de la facture, une confirmation de résiliation des lignes de contrats (associées aux lignes de factures d’origine) s’affiche.