Qu’est-ce qu’un portail collaboratif ?

Dans une entreprise, quelle que soit sa taille, quelle que soit son ancienneté, nous effectuons tous une multitude de tâches communes.
Des tâches qui sont parfois déconnectées du métier que nous faisons et que nous appelons “tâches courantes”.
Ces fameuses tâches quotidiennes qui nécessitent des échanges avec nos collaborateurs, partenaires, clients…

Qu’entendons nous par travail collaboratif?

Le travail collaboratif

• Nous envoyons et recevons des mails (Souvent en trop grande quantité)
• Nous échangeons des documents informatiques
• Nous devons gérer un planning et parfois un planning d’équipe
• Nous avons besoin de mémos, de rappels, afin de ne rien oublier
• Nous devons faire des demandes de congés et en valider d’autres
• Nous avons des procédures internes, qui régissent la vie de la société
• Pour certains nous devons saisir nos frais professionnels pour pouvoir être remboursés
• Quelques fois nous utilisons une messagerie instantanée pour dialoguer entre collègues
• Nous gérons la relation avec nos clients
• Nous recevons les news de l’entreprise, la vie interne, l’actualité
• Nous consultons une base de données où sont stockées les informations de nos clients (contact, adresse, etc. )
• De la même façon nous avons un répertoire pour stocker les numéros de nos collègues, partenaires , fournisseurs

Les outils collaboratifs d’aujourd’hui

Savez-vous combien d’outils différents vous utilisez pour pouvoir faire toutes ces tâches:

1. Outlook, google mail ou autre outil de messagerie
2. Réseau informatique, dropbox, google drive ou autre système de gestion de fichiers
3. Google agenda, outlook agenda, agenda papier…
4. Post-it, Apps ToDo, notes
5. Excel, circuit de validation papier
6. Google contact, carnet d’adresse
7. Skype, hangout, ou autre
8. Sales force, sugar CRM, Sage CRM, ou autre CRM.

Autant d’outils pour autant de tâches différentes, mais avec un point commun : c’est votre quotidien!
Autant de mots de passe à retenir, autant de logiques différentes, autant de méthodes à apprendre et autant de bases de données différentes…

Les logiciels collaboratifs de demain

Si nous pouvions regrouper tout cela au même endroit, dans un seul outil, une seule connexion, avec un seul mot de passe.
Nous pourrions gagner du temps, de l’efficacité et de la convivialité.

Cet outil existe et s’appelle portail collaboratif ou portail d’entreprise.

Le portail collaboratif a longtemps été réservé aux grands groupes.
Les temps de mise en place étaient longs, les budgets astronomiques et les équipes internes à mobiliser, très importantes.

Aujourd’hui, ces logiciels collaboratifs commencent à se démocratiser et toutes les sociétés peuvent avoir leur portail d’entreprise.

Quel bonheur pour les équipes d’avoir une plateforme unique!

“Je dois voir mon planning, je vais dans le portail”
“Quelles sont les tâches que je dois faire aujourd’hui? Je vais dans le portail”
“Où est le numéro de ce client? Je vais dans le portail”
“Je dois faire une demande de congés, je vais dans le portail”
“Je dois travailler en équipe sur un projet, je vais dans le portail”
“Quelle est la règle d’acquisition des congés payés, je vais dans le portail”
Nous pourrions continuer comme ça longtemps…

Le portail collaboratif

Les portails collaboratifs existants et réellement efficaces pour les PME ne sont pas encore très nombreux.
Nous pouvons citer MyPortal, portail collaboratif développé par Report One, qui se démarque en proposant un portail web à la fois complet et simple d’utilisation.
Nous parlerons plus en détail de MyPortal dans un prochain article, car c’est une solution que nous trouvons très intéressante.

Comme vous pouvez le voir nous sommes passionnés par ces nouveaux usages, à travers des logiciels de plus en plus transversaux, qui vont pouvoir améliorer l’efficacité et l’organisation interne de nos entreprises.

N’hésitez pas à nous laisser un commentaire pour que nous puissions échanger sur ce vaste sujet.