Nous le savons tous, les mois de décembre/janvier sont bien chargés, et dans toutes les actions à effectuer il y a, entre autres, le calcul de l’effectif moyen annuel par établissement pour le déclarer dans la DSN (section S21.G00.06.009)
Cependant, le décret n°2017-858 du 9 mai 2017 ne rend plus obligatoire la déclaration de l’effectif via la DSN (à compter du 1er janvier 2018). En effet, le calcul de l’effectif est désormais réalisé par l’ACOSS à partir des données individuelles véhiculées en DSN.
Alors si l’ACOSS effectue le calcul de l’effectif, est-il vraiment nécessaire de le recalculer ? En tant que gestionnaire de paie, mon avis est OUI OUI et re-OUI.
L’ACOSS prend les données de la DSN oui, mais celles-ci sont-elles vraiment conformes ? a-t-on vraiment déclaré la situation de nos salariés correctement en temps et en heure ? Nul ne pourrait le certifier.
Sur le site de l’URSSAF, vous retrouvez l’effectif mensuel dans votre tableau de bord.
Une fois la DSN de décembre envoyée, cela calculera votre effectif annuel.
Si vous ne déclarez pas la section S21.G00.06.009 sur la DSN de décembre alors c’est le calcul automatique qui sera effectif et vous ne pourrez plus le modifier.
A quoi sert le calcul de l’effectif ?
L’effectif de l’entreprise a un impact important sur les cotisations et contributions sociales ainsi que certains droits et obligations.
Certaines cotisations sociales ou exonérations sont conditionnées à un seuil d’effectif. Par ailleurs, les droits et obligations de l’employeur peuvent différer en fonction de l’effectif de l’entreprise. Ainsi, les principaux seuils prévus par la législation sont 11 salariés, 20 salariés, 50 salariés et 250 salariés.
Attention : depuis le 1er janvier 2020 :
- Le franchissement à la hausse d’un seuil d’effectif sera pris en compte lorsque ce seuil aura été atteint ou dépassé au titre de cinq années civiles consécutives.
- Le franchissement à la baisse d’un seuil d’effectif sera pris en compte dès la première année
Comment calculer l’effectif annuel ?
L’effectif salarié annuel correspond à la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année civile précédente. Pour le calcul de cette moyenne, il n’y a pas lieu de tenir compte des mois où aucun salarié n’est employé.
Sur le site de l’URSSAF nous retrouvons les précisions suivantes sur les modalités de calcul :
- Les salariés ou agents à temps plein ou complet, présents tout le mois, sont décomptés pour 1.
- Les mandataires sociaux également titulaires d’un contrat de travail comptent uniquement pour 1.
- Les salariés à temps partiel, ainsi que les agents à temps partiel ou non complet, sont pris en compte au prorata en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
- Les salariés en forfait heures peuvent faire l’objet du même prorata.
- Les salariés en forfait jours ne bénéficient pas du prorata et comptent pour 1 au titre de la durée du travail, quel que soit le nombre de jours de leur forfait inférieur à 218.
- Au titre du mois visé, le décompte des personnes est effectué à due proportion du nombre de jours du mois pendant lequel elles sont employées ; il est donc tenu compte du nombre de jours calendaires. La notion visée est la notion d’emploi et non celle de versement de rémunération.
Nous pouvons donc en déduire la formule suivante :
Nombre d’heures mensuel du contrat / 151.67
X
Nombre de jours calendaire du contrat salarié / Nombre de jours calendaire dans le mois visé
Pour vous aider dans votre calcul, Nous vous avons concocté un Calculateur Excel où il vous suffit de renseigner :
- L’année de calcul
- Le nom et prénom (facultatif)
- Le Nombre d’heure mensuel contractuel
- Les dates de début et fin de contrat
Pour mieux comprendre vous pouvez aussi visionner la vidéo YouTube « Paie ton live – Calcul des effectifs »
Doit-on prendre tous les salariés dans le calcul ?
L’URSSAF précise qu’il faut exclure certains salariés du calcul.
Sont exclus :
- Les CDD engagés pour remplacer un salarié absent.
- Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation
- Les contrats aidés de type CUI, CAE et CIE
- Les stagiaires
- Les dirigeants et mandataires sociaux sauf si titulaires d’un contrat de travail
En espérant que ces explications vous aideront, à la prochaine sur le site BLC 😁